Donnerstag, 04.09.2014 | Autor: Heidi Schnurr, Foto: © Eisenhans - Fotolia.com

Beschließen ohne Versammlung: Wie das funktioniert

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Worum geht´s

Beschluss ohne Versammlung: Wie das schriftliche Beschlussverfahren funktioniert.

Eigentümerversammlungen sind für viele Eigentümer ein notwendiges Übel: Terminkollisionen, eine lange Anreise oder einfach nur eine tiefe Unlust machen den Termin oftmals zum Pflichttermin. Was viele Eigentümer nicht wissen: Es geht auch ohne Versammlung! Allerdings müssen da alle anderen Eigentümer mitspielen.

Umlaufverfahren: Wie Sie ohne Versammlung Beschlüsse fassen

Normalerweise beschließt die Gemeinschaft vor Ort und mit Handzeichen oder Stimmzettel. Es geht aber auch anders: Mit einem schriftlichen Beschlussverfahren, auch "Umlaufverfahren" genannt (§ 23 Abs. 3 WEG).

Das erspart den Eigentümern den Weg zur Versammlung. Die Sache hat allerdings einen entscheidenden Haken: So ein Beschluss ist nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer dem Beschluss schriftlich zustimmen. Selbst dann, wenn für das Beschlussthema normalerweise auch ein einfacher Mehrheitsbeschluss ausreichen würde, müssen dem alle Wohnungseigentümer zustimmen.

Beispiel

Dass die Instandhaltungsrücklage erhöht werden soll, können Sie grundsätzlich mit einfacher Stimmenmehrheit in einer Wohnungseigentümerversammlung beschließen. Beschließen Sie darüber aber im schriftlichen Verfahren, müssen alle Eigentümer zustimmen.

Schriftliches Beschlussverfahren: Wer den Anstoß gibt

Alle, die eine Eigentümerversammlung einberufen dürfen, können auch das schriftliche Beschlussverfahren einleiten. Also der Verwalter nach § 24 Abs. 1 und der Verwaltungsbeiratsvorsitzende bzw. dessen Vertreter nach § 24 Abs. 2 WEG.

Darüber hinaus kann auch jeder Wohnungseigentümer ein solches schriftliches Beschlussverfahren initiieren.

Der Verwalter muss die Eigentümer anschreiben und den Beschlusstext mitteilen

Das schriftliche Beschlussverfahren beginnt damit, dass der Initiator alle Wohnungseigentümer einzeln anschreibt und ihnen seinen Beschlusstext mitteilt.

Als Eigentümer können Sie den Verwalter bitten, dies für Sie zu tun. Sträubt er sich, können Sie selbst Ihren Wunsch-Beschlusstext Ihren Miteigentümern mitteilen. Soweit erforderlich kann der Verwalter auch noch eine entsprechende Begründung beifügen.

Die angeschriebenen Wohnungseigentümer müssen dann schriftlich gegenüber dem Initiator ihre Zustimmung erklären. Das bedeutet: Leiten Sie als Verwalter oder Wohnungseigentümer das schriftliche Beschlussverfahren ein, müssen auch die Zustimmungen an Sie zurückgesandt werden!

Schriftliches Beschlussverfahren hilft bei sturem Verwalter

Weigert sich Ihr Verwalter, ein von Ihnen gewünschtes Beschlussthema auf die Tagesordnung zu setzen, oder versucht er sogar einen Beschluss zu verhindern, ist das schriftliche Verfahren für Sie als Eigentümer ein guter Weg, doch noch zu einem Beschluss zu kommen.

Das Gesetz bestimmt in § 23 Abs. 3 WEG nicht, dass nur der Verwalter das schriftliche Beschlussverfahren einleiten kann. Das heißt, dass jeder Wohnungseigentümer von sich aus den anderen Wohnungseigentümern seinen Beschlussvorschlag schriftlich unterbreiten kann.

Ist also beispielweise die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft mit der Arbeit des Verwalters unzufrieden und versucht er seine Abwahl dadurch hinauszuzögern, dass er nicht zur Wohnungseigentümerversammlung einlädt, können sie seine Abwahl per schriftlichem Beschlussverfahren erreichen.

Der Beschlussvorschlag lautet dann schlicht „Abwahl des Verwalters".

Schriftlicher Beschluss nur wenn Aussicht auf Einstimmigkeit besteht

Das Einleiten eines schriftlichen Beschlussverfahrens ist nur sinnvoll, wenn Sie auch tatsächlich mit der Zustimmung aller Wohnungseigentümer rechnen können!

Schriftlicher Beschluss: Was die Gemeinschaft regeln kann

In der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung kann geregelt werden, wie das schriftliche Beschlussverfahren durchgeführt wird: Per Einzelzustimmung (jeder Eigentümer schickt ein extra Zustimmungsschreiben) oder per Zirkularbeschluss (alle unterschreiben nacheinander auf dem gleichen Papier).

Ebenso können dort noch die Fristen zur Abgabe der Erklärung und mögliche Stimmrechtsvertretungen geregelt werden.

Steht dagegen in der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung drin, dass für schriftlich gefasste Beschlüsse schon ein Mehrheitsbeschluss reicht, ist eine solche Regelung unwirksam (strittig, dafür: BayObLG, Beschluss v. 28.10.1980 - 2 Z 63/80).

Selbst eine Regelung in der Teilungserklärung, wonach z. B. die Zustimmung von 75 % der Wohnungseigentümer für einen wirksamen Beschluss im schriftlichen Verfahren ausreichen soll, ist nichtig (OLG Hamm, WE 1993, S. 24; KG Berlin, WM 1999, S. 91).

Schriftliches Beschlussverfahren: So funktioniert es

Beim schriftlichen Beschlussverfahren bieten sich 2 Vorgehensweisen an:

Zum einen können Sie das Verfahren so gestalten, dass jeder einzelne Wohnungseigentümer durch ein separates Schreiben mit seiner Unterschrift seine Zustimmung erklären kann.

Die 2. Variante nennt sich Umlauf- oder Zirkularbeschluss. Dieses Verfahren sieht so aus, dass alle Wohnungseigentümer auf demselben Formular ihre Zustimmung erklären. Die Ankreuzvariante "Nein" gibt es also nicht.

Das jeweils unterschriebene Formular schickt der Eigentümer wieder an den Initiator zurück. Der leitet es an den nächsten Eigentümer weiter. Am Ende stehen alle Unterschriften der Eigentümer auf demselben Blatt.

Umlaufbeschluss: Vorsicht, das Blatt kann verloren gehen!

Das Risiko des Umlauf- bzw. Zirkularbeschlusses liegt auf der Hand: Das Schreiben mit den Unterschriften der Wohnungseigentümer kann verloren gehen, bevor der letzte Eigentümer es unterschrieben hat. Damit müsste das gesamte Verfahren von vorne durchgeführt werden.

Der Umlaufbeschluss hat jedoch auch einen Vorteil: Alle später unterzeichnenden Wohnungseigentümer können bereits erkennen, wer und wie viele andere Eigentümer dem Beschluss zugestimmt haben, und sich den Vorgängern anschließen.

Schriftliches Verfahren: Das geht nur handschriftlich!

Eine Zustimmung im schriftlichen Beschlussverfahren ist nur wirksam, wenn der Eigentümer handschriftlich unterschrieben hat. Das bloße Kreuzchen unter „Ja" reicht ebenso wenig aus, wie der handschriftliche Zusatz der Worte „Ich stimme zu".

Nur wenn die Zustimmung auch mit der Unterschrift versehen ist, wird sie als Zustimmung im Sinne des Gesetzes gewertet.

Wie das Zustimmungsschreiben aussehen sollte

Gestalten Sie deswegen das Zustimmungsschreiben an die Eigentümer so, dass

  • der Eigentümer namentlich genannt wird,
  • der Beschlussgegenstand ausformuliert ist und
  • die beiden Antwortalternativen (Ja bzw. Nein) ankreuzbar aufgeführt sind.
  • Ebenso müssen eine Unterschrifts- und eine Datumszeile vorhanden sein.

Wichtig: Setzen Sie den Eigentümern eine Frist, bis zu der sie ihre Zustimmung erteilen müssen und vergessen Sie bitte nicht die Adresse anzugeben, an die sie ihr Antwortschreiben schicken sollen.

Wann Sie einen schriftlichen Beschluss anfechten können

Auch schriftliche Beschlüsse sind anfechtbar. Wann allerdings die einmonatige Anfechtungsfrist nach § 46 Abs. 1 WEG beginnt, ist allerdings umstritten. Die einen sagen: Mit dem Zugang der letzten Zustimmungserklärung beim Verwalter.

Die anderen: Mit dem Tag, an dem Ihnen als Eigentümer die Mitteilung des Verwalters über das Beschlussergebnis zugeht. Allerdings kann der Verwalter seiner Mitteilungspflicht auch dadurch nachkommen, dass er das Ergebnis per Rundschreiben oder sogar per Aushang in der Wohnungseigentumsanlage bekannt gibt.

8 Punkte, die Sie beim schriftlichen Beschlussverfahren beachten sollten

  1. Verwalter und Wohnungseigentümer als Initiatoren

Das schriftliche Beschlussverfahren kann von dem Verwalter oder jedem Wohnungseigentümer in die Wege geleitet werden.

  1. Die Zustimmung muss im Original vorgelegt werden

Die Zustimmung muss originalunterzeichnet vorliegen. Ein Fax, eine Kopie oder eine nur eingescannte Unterschrift reichen nicht.

  1. Nur der einstimmig gefasste Beschluss wird wirksam

Der Beschluss ist nur wirksam, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer zugestimmt haben.

Das gilt selbst für Beschlüsse, die in der Wohnungseigentümer-Versammlung mit einfacher Mehrheit getroffen werden können.

  1. Besser kein schriftlicher Beschluss bei Stimmrechtsverboten

Besteht in der zu beschließenden Angelegenheit für einen oder mehrere Wohnungseigentümer ein Stimmrechtsverbot, sollte wegen der unklaren Rechtslage kein schriftlicher Beschluss ergehen. Besser: Beschließen Sie über diese Angelegenheit in einer Eigentümerversammlung.

  1. Zustimmungsschreiben immer an den Initiator schicken

Die Zustimmung muss gegenüber dem Initiator des schriftlichen Beschlussverfahrens erklärt werden. Wurde das Beschlussverfahren von einem Wohnungseigentümer eingeleitet, reicht die Zustimmungserklärung gegenüber dem Verwalter nicht aus. Das Zustimmungsschreiben muss beim Initiator eingehen.

  1. Schweigen auf den Antrag gilt nicht als Zustimmung

Schweigen einer oder mehrere Wohnungseigentümer auf die Zustimmungsaufforderung, ist keine Einstimmigkeit gegeben.

Wichtig: Setzen Sie in Ihrem Zustimmungsschreiben unbedingt eine Frist, bis wann der Eigentümer seine Zustimmung bzw. Ablehnung erklären muss.

  1. Eine bedingte Zustimmung ist keine Zustimmung

Wird die Zustimmung mit weiteren Bedingungen versehen, liegt keine Zustimmung zum konkreten Beschlussantrag vor.

  1. Nur der verkündete Beschluss wird wirksam

Liegen alle Zustimmungserklärungen vor, muss der schriftliche Beschluss verkündet werden, damit alle Wohnungseigentümer davon Kenntnis erlangen können.

Hierfür reicht ein formloses Anschreiben oder der Aushang in der Wohnungseigentumsanlage.

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Foto: Heidi Schnurr / Bildschön, Laila Weber
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Heidi Schnurr arbeitet als Rechtsanwältin mit dem Schwerpunkt Mietrecht für Vermieter. Ihre Praxis-Tipps speziell für Vermieter finden sich in zahlreichen Fachpublikationen, Loseblattwerken, Büchern und ...
Heidi Schnurr
Topstory: "Betongold" statt Sparguthaben: Eigentumswohnungen sind für Selbstnutzer und Kapitalanleger gleichermaßen beliebte Immobilienformen. Beide treffen einmal im Jahr aufeinander und versuchen ihre unterschiedlichen Interessen manchmal auf recht harte Art und Weise durchzusetzen. 
Mal wieder Eigentümerversammlung – da drückt sich der eine oder andere gern drum herum. Dabei ist dort der richtige Ort, um mitzureden, wenn es um die neue Farbe der Hausfassade oder eine Änderung der Hausordnung geht.   Hier lesen Sie, wie viel Gewicht dabei Ihre Stimme hat, an welche Fristen sich der Verwalter halten muss und warum Sie nicht ewig auf das Protokoll warten sollten. So sind Sie in nur wenigen Minuten bestens auf Ihre nächste Versammlung vorbereitet.
Beim Kauf einer Eigentumswohnung oder wenn es um wichtige Entscheidungen wie z. B. die Kostenaufteilung, das Stimmrecht oder die Zuordnung von bestimmten Gebäudeteilen geht, heißt es immer: „Schau` erst mal in die Teilungserklärung!“   Tatsächlich ist die Teilungserklärung so etwas wie „das Grundgesetz“ für die Wohnungseigentümer untereinander.

 meineimmobilie.de-Tipp

In vielen Beschlussschreiben, in denen Sie zur Zustimmungsabgabe aufgefordert werden, findet sich folgender Satz:

 

"...soweit ich nicht bis zum 15.10.2002 eine Antwort von Ihnen erhalten habe, gehe ich von Ihrer Zustimmung aus."

 

Lassen Sie sich von diesem Satz nicht irritieren! Der Rechtsgrundsatz, dass Ihr Schweigen keine Zustimmung darstellt, gilt dennoch.

 

Allerdings soll vereinbart werden können, dass alle nicht innerhalb einer bestimmten Frist abgegebenen Stimmen als Nein-Stimmen zu werten sind. Begründet wird dies damit, dass auch bei einer Abstimmung in der Versammlung vereinbart werden kann, dass eine Stimmenthaltung als "Nein" gewertet werden kann.