Freitag, 27.02.2009 | Autor: Heidi Schnurr

Abkürzen in Betriebskostenabrechnung: Ja nicht!

Wer es zu eilig hat, wird häufig bitter bestraft. Beispielsweise wenn Sie Abkürzungen verwenden, um sich Zeit zu sparen. Das kann sich gerade bei der Betriebskostenabrechnung teuer rächen! Wieso Sie nicht mit Worten sparen sollten, zeigt dieses neue BGH-Urteil.

Der Fehler des Vermieters war schnell ausfindig gemacht: Seine Verteilungsschlüssel waren teilweise nicht nachvollziehbar bzw. unverständlich (BGH, Urteil v. 19.11.2008, VIII ZR 295/07).

Vermeiden Sie diese 4 Kardinalsfehler bei der Abrechnung

Den Streit um die Betriebskosten nahm der Bundesgerichtshof wieder einmal als willkommenen Anlass, noch einmal die 4 Kardinalspflichten für eine formell korrekte Abrechnung zu nennen:

  1. Sie müssen die Gesamtkosten zusammenstellen.
  2. Sie müssen den zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel angeben und erläutern, sofern er nicht allgemeinverständlich ist, wie z. B. der Verteilerschlüssel Miteigentum.
  3. Sie müssen den Anteil des Mieters berechnet haben.
  4. Sie müssen die von ihm gezahlten Vorauszahlungen abziehen.

Die Faustregel lautet: Ihre Abrechnung muss den Mieter in die Lage versetzen, Ihren Nachzahlungsanspruch nachzuprüfen, also gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen.

Die Faustregel lautet: Ihre Abrechnung muss nachvollziehbar sein

Als Maßstab stellen die Gerichte dabei auf einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter ab.

Diesen Ansprüchen wurde die Abrechnung des Öhringer Vermieters nicht gerecht. Bei den Verteilerschlüsseln hatte er beispielsweise "HB-Kosten" angegeben. Das befand das Gericht für sich gesehen als unverständlich. Leider hatte der Vermieter nämlich den Verteilungsschlüssel nicht näher erläutert.

Ein unklarer Verteilungsschlüssel gilt als formeller Fehler

Selbst anhand der angegebenen Gesamtmenge 34 und der als Anteil des Mieters angegebenen Zahl 1 ließ sich nicht eindeutig herleiten, ob damit vielleicht der Umlagemaßstab nach "Wohneinheiten" gemeint war.

Noch dazu, weil es tatsächlich 35 Wohnungen im Haus gab, statt der genannten 34. Nun ist es so, dass die Gerichte streng zwischen einem formellen und einem materiellen (= inhaltlichen) Fehler unterscheiden.

Ein formeller Fehler macht Ihre Abrechnung unwirksam. Sie können einen solchen formellen Fehler nur dadurch wieder aus der Welt schaffen, indem Sie eine neue Abrechnung erstellen.

Für formelle Fehler gilt die strenge Jahresfrist

Diese letzte Chance haben Sie aber nur, wenn Sie die Korrektur noch innerhalb der einjährigen Abrechnungsfrist schaffen.

Ist die Abrechnungsfrist dagegen zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie Ihren formellen Fehler entdecken, bereits abgelaufen, bleibt Ihre Abrechnung unwirksam - und Ihre Nachzahlung haben Sie dank dieses Fehlers nun endgültig verloren!

Entdecken Sie jedoch nach Ablauf der Abrechnungsfrist nur einen inhaltlichen (= materiellen) Fehler, dürfen Sie Ihre Abrechnung trotz abgelaufener Abrechnungsfrist noch korrigieren.

Bei inhaltlichen Fehlern sind die Gerichte großzügiger

Die Sache hat allerdings einen Haken: Kommt nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag zulasten Ihres Mieters heraus, bleiben Sie dennoch auf dem ursprünglich errechneten Nachzahlungsbetrag sitzen.

Die Tatsache, dass der Vermieter einmal die Anzahl der Wohnungen mit 34, an einer anderen Stelle dagegen mit 35 angegeben hatte, wertete das Gericht lediglich als materiellen Fehler.

Der Umlageschlüssel HB-Kosten ist unwirksam

Weniger Glück hatte der Vermieter als es um den Verteilungsschlüssel HB-Kosten ging.

In diesem, für sich gesehen, unverständlichen Verteilungsschlüssel sah das Gericht einen formellen Fehler. Der ließ sich auch nicht mehr gerade biegen, weil die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen war.

Zudem hatte der Vermieter noch eine Position Konto 40 auf seiner Abrechnung stehen. Um welche umlegbaren Betriebskosten es sich dabei handelte, stand jedoch auf einem extra Blatt.

Der Vermieter hatte darunter Betriebskosten, wie die Gartenpflege oder die Aufzugskosten, gepackt.

Dabei stolperte er über einen weiteren Fehler: Er hatte bereits die auf den Mieter entfallenden Einzelbeträge aufgeführt, statt zuerst die Gesamtsumme und dann erst die Einzelbeträge zu nennen. Auch das kreidete der Bundesgerichtshof dem Vermieter als formellen Fehler an!

Der aktuelle Praxis-Hinweis

Sie dürfen trotz abgelaufener Jahresfrist für die Betriebskosten-Abrechnung doch noch vom Mieter etwas nachfordern, wenn Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 Halbsatz 2 BGB).

Der typische Fall: Die Grundsteuer oder andere Abgaben wurden erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode behördlich festgesetzt.

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