Dienstag, 25.11.2008 | Autor: Matthias Nöllke/mb, Foto: © Pitopia, Harald Richter, 2007

Nebenkostenabrechnung: Wenn der Mieter reklamiert

Foto: © Pitopia, Harald Richter, 2007
Vermieter sind verpflichtet, ordnungsgemäß abzurechnen. Aber auch der Mieter muss ordnungsgemäß Einspruch einlegen, wenn er mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden ist. Eine pauschale Reklamation wird ihn nicht weiterbringen - er muss genau begründen, welche Punkte in der Abrechnung er beanstandet.

Wie für den Vermieter gilt auch für den Mieter nach Paragraph 556 Abs. 3 Satz 5 BGB eine Zwölfmonatsfrist für seinen Widerspruch. Und nach der Mietrechtsreform vom September 2001 ist auch diese Frist eine Ausschlussfrist. Das heißt, nach Ablauf der Frist kann er die Abrechnung nicht mehr beanstanden - es sei denn, er hat die Gründe für seine verspätete Reklamation nicht selbst zu verantworten.

Gründe für verspätete Reklamation

Als solche Gründe werden anerkannt:

  • Der Mieter wird überraschend für längere Zeit krank
  • Der Vermieter hat dem Mieter nicht gestattet, (rechtzeitig) von seinem Einsichtsrecht Gebrauch zu machen
  • Der Vermieter hat dem Mieter die Fotokopien der Abrechnungsbelege nicht (rechtzeitig) zugeschickt, obwohl er bereit war, die Kosten dafür zu übernehmen
  • Der Fehler in der Abrechnung war für den Mieter (noch) nicht zu erkennen
  • Der Vermieter hat dem Mieter auf seine Anfrage hin falsche Auskünfte erteilt

Der Mieter kann seine Einwände bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Maßgeblich ist also, wann er die Abrechnung erhalten hat. Darum ist es ratsam nachzufragen, ob dem Mieter die Abrechnung tatsächlich zugegangen ist. Umgekehrt müssen seine Einwände vor Ablauf der Frist beim Vermieter eingehen. Auch hier zählt nicht das Datum des Poststempels. Und es ist nun der Mieter, der die Beweislast trägt, dass dem Vermieter sein Schreiben rechtzeitig zugegangen ist.

Ausbleibende Nachzahlung als Indiz

Im Allgemeinen merkt der Vermieter recht bald, wenn der Mieter mit der Abrechnung nicht einverstanden ist. Wenn er nämlich zu einer Nachzahlung verpflichtet ist und diese ganz oder in Teilen ausbleibt. Dann sollte der Vermieter noch einmal nachprüfen, ob seine Abrechnung tatsächlich in Ordnung ist.

Wenn der Vermieter feststellt, dass es an der einen oder anderen Stelle Verbesserungsbedarf gibt, dann muss er zügig eine neue Abrechnung erstellen. Denn wenn die Abrechnung nicht ordnungsgemäß ist, dann kann er nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist nicht mehr nachbessern. Zumindest nicht, um seine Ansprüche auf Nachzahlung durchzusetzen.

Fristverlängerung bei neuer Abrechnung

Wenn der Vermieter eine neue Abrechnung vorlegt, so beginnt eine neue Frist zu laufen. Allerdings nur, wenn es sich um eine in wesentlichen Teilen neue Abrechnung handelt. Bei einer geänderten Abrechnung läuft die neue Frist nur für die geänderten Positionen. Im Übrigen gilt der Grundsatz, dass bei einer größtenteils korrekten Abrechnung, die Frist ganz normal, mit Zugang der Abrechnung zu laufen beginnt.

Es genügt nicht, wenn der Mieter einfach nur feststellt, die Abrechnung sei nicht in Ordnung. Eine solche pauschale Reklamation ist unwirksam. Vielmehr muss der Mieter darlegen, warum er mit der Abrechnung nicht einverstanden ist und was er konkret zu beanstanden hat (LG Düsseldorf, DWW 1992, S. 26).

Genaue Begründung der Reklamation

Wenn der Mieter dem Vermieter schlicht mitteilt, er sei mit der Abrechnung nicht einverstanden und werde die Gründe noch nennen, so ist das für den Vermieter gewiss eine nützliche Information. Doch der Mieter kann daraus erst einmal gar keine Ansprüche ableiten - beispielsweise, dass er die Frist eingehalten hat. Auch enthebt ihn das erst einmal nicht der Pflicht, etwaige Nachzahlungen zu leisten.

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Dr. Matthias Nöllke hat Kommunikationswissenschaften, Politik und Literaturwissenschaft studiert. Er ist seit vielen Jahren als Autor und Keynote-Speaker tätig, u.a. für den Bayerischen Rundfunk und für zahlreiche ...
Dr. Matthias Nölke

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Manche Mieter begleichen eine Nachzahlung sicherheitshalber nur "unter Vorbehalt". Doch müssen sie diesen Vorbehalt schon näher konkretisieren. Als Vermieter müssen Sie erkennen können, was Ihr Mieter überhaupt beanstandet: Einzelne Posten oder die Abrechnung als ganze? Ein pauschal geäußerter Vorbehalt hat keine Auswirkungen, hat das Landesgericht Berlin entschieden (LG Berlin, GE 2000, S. 1686).

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