Dienstag, 02.12.2008 | Autor: Matthias Nöllke/mb, Foto: © Pitopia, Harald Richter, 2007

Nebenkosten: Wenn der Mieter Belege sehen will

Foto: © Pitopia, Harald Richter, 2007
Seit die Preise für Strom und Heizung stark ansteigen, werden viele Mieter bei der Nebenkostenabrechnung kräftig zur Kasse gebeten. Wenn einem Mieter die Abrechnung zu hoch oder nicht schlüssig erscheint, kann er beim Vermieter Einsicht in die Originalbelege fordern.

Bevor die Abrechnung wirksam werden kann, muss der Vermieter seinem Mieter die Möglichkeit geben, die Originalbelege einsehen zu können. In aller Regel wird er von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch machen, vor allem dann nicht, wenn er den Eindruck hat, dass der Vermieter gewissenhaft und genau abrechnet.

Manche Vermieter sind daher versucht, es mit der Sammlung und Aufbewahrung der Originalbelege nicht allzu genau zu nehmen, in der Gewissheit: Das prüft doch ohnehin niemand nach. Doch das könnte ein verhängnisvoller Irrtum sein. Wenn der Vermieter die Belege auf Anfrage nicht vorlegen kann, gerät seine Abrechnung ins Wanken. Was aber noch ungünstiger sein kann: Der Mieter bekommt den Eindruck, dass sein Vermieter es mit der Abrechnungspflicht nicht sehr genau nimmt. So etwas kann sich sehr schnell herumsprechen. Und mit einem Mal wollen alle Mieter Einsicht in die Belege nehmen.

Einsichtsrecht des Mieters

Zu einer Abrechnung gehört auch, dass der Vermieter den Mieter darauf hinweist, dass er nach Terminabsprache in die Originalbelege Einsicht nehmen kann. Dabei muss der Mieter sämtliche Unterlagen einsehen dürfen, auf denen seine Abrechnung beruht, also unter Umständen auch den Hausmeistervertrag oder Wartungsverträge. Zum Beispiel, wenn es darum geht zu überprüfen, ob Verwaltungs- und Instandhaltungskosten tatsächlich ausreichend ausgegliedert worden sind.

Bei einer Eigentumswohnung muss der Mieter in die Einzelbelege der Hausverwaltung Einsicht nehmen können. Der Mieter muss nicht näher begründen, warum er die Belege einsehen will. Es genügt, dass er von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen möchte.

Einsicht durch Dritte

Manche Vermieter sind der Ansicht, allein ihr Mieter habe das Recht, die Unterlagen zu prüfen. Doch das ist nicht so. Der Mieter darf eine Person seines Vertrauens hinzuziehen. Er darf sogar einen Dritten beauftragen, für ihn in die Belege Einsicht zu nehmen.

Wohnt der Vermieter am selben Ort wie der Mieter oder ist seine Wohnung oder sein Büro für ihn leicht zu erreichen, so kann er dem Mieter die Fahrt zumuten. Immerhin muss der Vermieter Originalbelege präsentieren, die verloren gehen könnten, wenn er damit zu seinen Mietern fahren müsste. Dies ist die herrschende Rechtsauffassung. Allerdings gibt es auch Gerichte, die der Ansicht sind, die Belege müssten im Mietobjekt selbst vorgelegt werden.

Einsicht am Ort

Wohnt der Vermieter hingegen nicht am Ort, so kann der Mieter von ihm verlangen, dass er sich zu ihm begibt. Die Fahrtkosten, die dem Vermieter entstehen, muss er selbst tragen. Bei einer Eigentumswohnung gilt Entsprechendes für das Büro der Hausverwaltung. Lässt es sich vom Mietobjekt gut erreichen, was ja oft der Fall ist, dann muss sich der Mieter dorthin begeben.

Sofern der Mieter eine Nachzahlung zu leisten hat, liegt es im Interesse des Vermieters, dass der Betrag möglichst rasch fällig wird. Insoweit wäre es hilfreich, wenn er seinem Mieter kurzfristig einen oder auch mehrere Termine anbieten kann. Der Mieter darf das Einsichtsrecht nämlich nicht dazu missbrauchen, den Fälligkeitstermin hinauszuschieben. Insoweit ist ihm auch zuzumuten, innerhalb der üblichen "Prüfungsfrist" - längstens ein Monat - einen Termin wahrzunehmen. Vermieter haben die Verpflichtung, ihrem Mieter Einsicht zu gewähren. Sie haben aber nicht dafür zu sorgen, dass er es auch wahrnimmt.

Kopien der Originalbelege

Es ist umstritten, ob der Mieter von seinem Vermieter Fotokopien der Originalbelege fordern kann. Einige Gerichte wie das Oberlandesgericht Düsseldorf meinen, der Vermieter würde seiner Pflicht bereits genügen, wenn er die Originalbelege für den Mieter an dessen Wohnort zur Ansicht bereithalte. Andere Gerichte vertreten demgegenüber die Ansicht, dem Vermieter sei es zuzumuten, Kopien der Belege zu erstellen, wenn der Mieter dies wünsche. Eines ist jedoch unstrittig: Der Mieter kann nicht zusätzlich zur Einsicht in die Berechnungsunterlagen noch Fotokopien fordern.

Solange der Vermieter dem Mieter keine Einsicht in die Belege gestattet oder ihm Fotokopien zuschickt, muss er keine Nachzahlung leisten; die Abrechnung ist nicht fällig. Darüber hinaus kann der Mieter die Abrechnung in allen Punkten beanstanden, die der Vermieter nicht belegen kann. Er kann ihn auf Einsicht in die Belege verklagen und im schlimmsten Fall die gesamte Abrechnung zu Fall bringen.

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Dr. Matthias Nöllke hat Kommunikationswissenschaften, Politik und Literaturwissenschaft studiert. Er ist seit vielen Jahren als Autor und Keynote-Speaker tätig, u.a. für den Bayerischen Rundfunk und für zahlreiche ...
Dr. Matthias Nölke

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Wenn der Mieter Fotokopien verlangt, dann muss er dafür bezahlen. Zur Abgeltung aller Kosten einschließlich Verpackung und Porto können Sie einen Betrag zwischen 0,25 bis 0,50 Euro pro Kopie in Rechnung stellen. Höhere Beträge werden von den Gerichten im Allgemeinen nicht anerkannt. Und noch etwas sollten Sie wissen: Sie können die Zusendung der Fotokopien unter Hinweis auf Paragraph 811 Abs. 2 Satz 2 BGB davon abhängig machen, dass der Mieter einen Vorschuss leistet.

Weitere Informationen zum Thema Belege für die Abrechnung erhalten Sie im Buch "Nebenkostenabrechnung für Vermieter", erschienen im Haufe-Verlag.