Dienstag, 23.02.2016 | Autor: Heidi Schnurr, Foto: © decisiveimages - Fotolia.com

Die 7 häufigsten Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

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Worum geht´s

Wie Sie eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen und welche typischen Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

"Jede 2. Betriebskostenabrechnung ist falsch!", behauptet jedenfalls der deutsche Mieterbund. Die 7 häufigsten Fehler in Betriebskostenabrechnungen und wie Sie diese vermeiden können, erklärt Ihnen Heidi Schnurr, Rechtsanwältin, Autorin und Chefredakteurin bei der Haufe Mediengruppe.

1. Sie haben zu spät abgerechnet

Nach § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB muss Ihre Abrechnung innerhalb 1 Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode bei Ihrem Mieter sein. Ihre Abrechnung für 2015 muss also bis zum 31.12.2016 im Briefkasten Ihres Mieters liegen. Versäumen Sie als Wohnungsvermieter diese Frist, können Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern - viel Geld, das Sie durch dieses bloße Fristversäumnis verlieren können!

2. Sie haben mehr umgelegt als Sie gedurft hätten

Welche Ihrer Rechnungen Sie auf den Mieter umlegen dürfen, regelt in erster Linie Ihr Mietvertrag. Schauen Sie dort in Ihre Betriebskostenklausel. Eigentlich reicht es schon, wenn Sie dort nur vereinbart haben, dass der Mieter die Betriebskosten tragen muss (BGH, Urteil v. 10.2.2016, VIII ZR 137/15).

In den meisten Mietverträgen wird zusätzlich noch auf den Betriebskostenkatalog in § 2 der Betriebskostenverordnung verwiesen, in älteren Mietverträgen auf den Betriebskostenkatalog der Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung. Große Unterschiede, was Sie nach der einen oder anderen Verordnung umlegen dürfen, gibt es da nicht.

Legen Sie Kosten um, die Sie nicht vereinbart haben bzw. die nicht in der Betriebskostenverordnung stehen und die Sie deswegen gar nicht hätten umlegen dürfen, kann Ihr Mieter diese von Ihnen zurückfordern - sogar noch nach Jahren!

Der typische Fall: Sie legen Reparatur- oder reine Verwaltungskosten um. Dabei handelt es sich um nicht auf Wohnungsmieter umlegbare Nebenkosten.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, "Sonstige Betriebskosten" extra im Mietvertrag aufzuführen.

3. Sie haben Betriebskosten falsch umgelegt

Wie Sie z. B. die Kosten für den Hausmeister, das Kaltwasser oder die Grundsteuer auf die Mieter umlegen müssen, hängt ebenfalls von dem ab, was Sie im Mietvertrag vereinbart haben.

Sie können sogar von Betriebskostenart zu Betriebskostenart unterschiedliche Umlageschlüssel vereinbaren, so dass Sie z. B. die Kosten fürs Wasser nach Personen, die für den Hausmeister aber nach der Wohnfläche abrechnen müssen. Dies ist jedoch eher unüblich.

Der typische Fall sieht so aus: Entweder Sie haben in Ihrem Wohnungsmietvertrag gar keinen Umlageschlüssel, den gesetzlichen Umlageschlüssel (alles nach m² es sei denn, Sie können verbrauchsabhängig abrechnen) oder den Umlageschlüssel nach m² vereinbart. Bei allen 3 Varianten ist jedoch das Ergebnis das gleiche: Sie müssen die Betriebskosten, die Sie nicht nach Verbrauch umlegen können, nach der Wohnfläche auf Ihre Mieter verteilen.

Im Klartext heißt das: Wer als Wohnungsvermieter keinen Umlageschlüssel vereinbart hat, muss auf den gesetzlichen Umlageschlüssel zurückgreifen. Nach § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB ist das die Umlage nach der Wohnfläche, soweit sie die Kosten nicht nach einem erfassten Verbrauch abrechnen können. 

Und wenn Sie doch einmal die Kosten falsch verteilt haben? Dann müssen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung noch innerhalb der Jahresfrist korrigieren. Tun Sie dies allerdings erst nach Ablauf der Jahresfrist und fällt die Nachzahlung durch den richtigen Umlageschlüssel nun höher aus, bleibt es dennoch beim ursprünglich berechneten Nachzahlungsbetrag.

4. Sie haben zu lange auf Ihr Geld gewartet

Ihr Mieter muss seine Betriebskosten bis spätestens zum Ablauf des übernächsten Monats zahlen, nachdem Ihr Mieter Ihre Abrechnung erhalten hat. Sprich: Schicken Sie Ihrem Mieter die Abrechnung für 2015 erst im Dezember 2016 zu, darf er sich bis Ende Februar 2017 mit dem Bezahlen Zeit lassen.

Nur einmal angenommen, Sie rechnen tatsächlich so spät ab. Als Sie Ihren Mieter Anfang März fragen, was mit der Betriebskostennachzahlung aus der Abrechnung Dezember ist, sagt er: "Ihre Abrechnung? Ich habe keine bekommen!" Und jetzt?

Beweisen Sie jetzt einmal, dass Ihre Abrechnung pünktlich zugegangen ist. Da die Abrechnungsfrist nämlich zu diesem Zeitpunkt längst abgelaufen ist, können Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern.

Deswegen: Rechnen Sie nie auf den "letzten Drücker" ab. Und falls doch: Sorgen Sie wenigstens für einen beweisfesten Zugang Ihrer Abrechnung beim Mieter.

Beispielsweise, indem Sie einen Boten die Abrechnung dort in den Hausbriefkasten einwerfen lassen. Der sollte Ihnen dann noch quittieren, was (Abrechnung vorher zeigen!) und wann er das Abrechnungsschreiben beim Mieter eingeworfen hat.

Besser: Rechnen Sie so früh ab, dass Sie spätestens nach Ablauf der 2 Monate noch den Betrag anmahnen können. Schicken Sie mit jeder Mahnung die Abrechnung sicherheitshalber noch einmal mit, so dass Ihr Mieter nicht sagen kann: "Ihre Abrechnung? Habe ich nie erhalten!"

5. In Ihrer Betriebskostenabrechnung steht nicht alles drin, was rein muss

Diese 6 Mindestangaben sind ein absolutes Muss für jede Betriebskostenabrechnung:

1. Der genaue Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate!),

2. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Betriebskostenposition,

3. Angaben und Erläuterungen zum jeweiligen zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel,

4. wie sich der Anteil Ihres Mieters berechnet,

5. die bereits gezahlten Vorauszahlungen und

6. was nach deren Abzug übrig bleibt (Guthaben oder Nachzahlung).

Stolpern Sie auch nur über eine dieser Positionen, ist Ihre Abrechnung formell unwirksam. Mit bitteren Konsequenzen: Ist nämlich die einjährige Abrechnungsfrist zu diesem Zeitpunkt abgelaufen, verlieren Sie Ihre Nachzahlung. Einen formellen Fehler können Sie nur dadurch wieder korrigieren, indem Sie eine neue, korrekte Abrechnung erstellen.

Ist die Jahresfrist jedoch bereits abgelaufen, ist es so, als hätten Sie nie abgerechnet. Ihre Nachforderung? Die können Sie dann glatt vergessen! Rechtlich ist es nämlich so: Ihr Nachzahlungsanspruch wird nur fällig, wenn Sie Ihrem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung präsentieren.

6. Sie haben eine Rechnung vergessen umzulegen

Gerade Vermietern von Eigentumswohnungen passiert dieser Fehler häufig: Sie legen das um, was auf ihrer Eigentümerabrechnung steht, vergessen dabei aber häufig, noch zusätzlich die Grundsteuer auf den Mieter umzulegen. Da die Grundsteuer direkt an den Eigentümer geht, taucht die natürlich auch nicht auf ihrer Eigentümerabrechnung auf, die sie vom Verwalter erhalten haben.

Fällt Ihnen dieser Fehler noch auf, bevor Ihr Mieter seine Betriebskosten nachgezahlt hat, können Sie Ihre Abrechnung noch korrigieren und Vergessenes nachholen.

Das gilt allerdings nur, wenn Sie Ihren Fehler noch vor Ablauf der Abrechnungsfrist entdecken. Sie können ihn selbst dann noch zu Ihren Gunsten korrigieren, wenn der Mieter seine Nachzahlung schon überwiesen hat. Ist die Abrechnungsfrist jedoch bereits abgelaufen, müssen Sie dennoch eine korrekte Abrechnung erstellen, allerdings dürfen Sie den Nachzahlungsbetrag bzw. Rückzahlungsbetrag nicht mehr zu Ihren Gunsten ändern.

7. Sie zahlen die Kaution zurück ohne einen Betriebskosteneinbehalt zu machen

Ihr Mieter zieht mitten im Jahr aus. Natürlich möchte er sofort seine Kaution zurückhaben. Und tatsächlich ist es so: Sie müssen spätestens nach 6 Monaten über die Kaution abrechnen. Nur: Zu diesem Zeitpunkt haben Sie noch nicht über die Betriebskosten abgerechnet.

Dürfen Sie deswegen etwas von der Kaution zurückbehalten? Ja, Sie dürfen - aber nur dann, wenn Ihr Mieter die letzten Jahre auch Betriebskosten nachzahlen musste und auch nur in Höhe des bisherigen Nachzahlungsbetrags.

Zahlen Sie die Kaution dagegen ohne den Betriebskosteneinbehalt zurück, begeben Sie sich wirtschaftlich gesehen in eine wesentlich schlechtere Lage: Muss Ihr Mieter nämlich Betriebskosten nachzahlen und zahlt er nicht, müssen Sie ihn notfalls verklagen - mit allen Prozessrisiken und Kosten.

Behalten Sie dagegen Geld ein und ist der Mieter der Ansicht, dass Ihre Abrechnung nicht korrekt ist, muss er Sie auf Rückzahlung des Einbehalts verklagen - und diesen Schritt überlegt sich selbst ein kritischer Mieter erst noch einmal gründlich...

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Foto: Heidi Schnurr / Bildschön, Laila Weber
Foto: Heidi Schnurr / Bildschön, Laila Weber

Es schreibt für Sie

Heidi Schnurr arbeitet als Rechtsanwältin mit dem Schwerpunkt Mietrecht für Vermieter. Ihre Praxis-Tipps speziell für Vermieter finden sich in zahlreichen Fachpublikationen, Loseblattwerken, Büchern und ...
Heidi Schnurr
Betriebskostenabrechnung für 2015 - längst vom Tisch? Super: Dafür bekommen Sie ein Fleißkärtchen!   Gehören Sie allerdings zu den Vermietern, die immer erst auf den letzten Drücker abrechnen, können Sie sich noch bis zum 31.12.2016 mit dem Abrechnen Zeit lassen.   Ratsam ist das aber nicht: Unterläuft Ihnen nämlich ein Fehler und Sie müssen Ihre Abrechnung korrigieren, kann es dafür bereits zu spät sein - und Sie können schlimmstenfalls viel Geld verlieren.
Mal ganz ehrlich: Gehen Ihnen die ständigen Nörgeleien Ihres Mieters auf die Nerven? Stört es Sie, dass Ihr Mieter immer wieder das Gleiche an Ihrer Betriebskostenabrechnung auszusetzen hat?   Dazu hat der BGH entschieden: Ihr Mieter muss das tun - Jahr für Jahr, auch wenn es immer wieder derselbe Fehler ist!
Sie sind Hausmeister und Gärtner – jedenfalls zeitweise und das auch nur in Ihrem eigenen Mietshaus. Im "richtigen Leben" haben Sie jedoch einen ganz anderen Job. Hecken schneiden oder den Hof fegen: Wer das als Vermieter bisher quasi „kostenlos“ getan hat, wird sich über dieses neue BGH-Urteil freuen.
Alle Jahre wieder werden kurz vor Jahresende noch schnell die Betriebskosten abgerechnet und das Ergebnis an den Mieter verschickt.   Der Mieter zeigt sich darüber meist wenig begeistert, wenn statt einer erfreulichen Rückzahlung ein dicker roter Nachzahlungsbetrag unter seiner Betriebskostenabrechnung prangt.
Jede Betriebskostenabrechnung beginnt bereits mit dem Mietvertragsabschluss: Denn, wer hier schon Fehler macht, wird sich jedes Jahr über nicht umlegbare Betriebskosten oder komplizierte Verteilungsschlüssel ärgern!  Tja, wer hohe Türme bauen will, muss lange am Fundament verweilen. Das wusste bereits schon Anton Bruckner. Der BGH sieht das etwas lockerer, wenn es um die Umlage der Betriebskosten in Ihrem Mietvertrag geht: Die können Sie jetzt viel schneller und einfacher vereinbaren: Ohne viele Worte, seitenlange Aufzählungen oder Anlagen. 

 meineimmobilie.de-Tipp

Rechnen Sie bitte nicht auf den letzten Drücker über Ihre Abrechnung ab! Sonst könnte Ihr Mieter auf Zeit spielen und behaupten, Ihre Abrechnung nie erhalten zu haben.

 

Rechnen Sie so rechtzeitig ab, dass Sie notfalls noch eine Mahnung zusammen mit einer nochmaligen Abrechnung schicken können. Oder auch eine korrigierte bzw. ergänzte Abrechnung mit einer vergessenen Rechnung. Vergessen heißt nämlich nicht, dass Sie die nicht noch innerhalb der Abrechnungsfrist fordern könnten!