Die 7 häufigsten Fehler bei der Betriebskosten-Abrechnung

1. Sie haben zu spät abgerechnet

Nach § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB muss Ihre Abrechnung innerhalb 1 Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode bei Ihrem Mieter sein. Ihre Abrechnung für 2011 muss also bis zum 31.12.2012 im Briefkasten Ihres Mieters liegen. Versäumen Sie als Wohnungsvermieter diese Frist, können Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern - viel Geld, das Sie durch dieses bloße Fristversäumnis verlieren können!

2. Sie haben mehr umgelegt als Sie gedurft hätten

Welche Ihrer Rechnungen Sie auf den Mieter umlegen dürfen, regelt in erster Linie Ihr Mietvertrag. Schauen Sie dort in Ihre Betriebskosten-Klausel. In den meisten Fällen wird darin auf den Betriebskosten-Katalog in § 2 der Betriebskostenverordnung verwiesen, in alten Mietverträgen auf den Betriebskosten-Katalog der Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung. Große Unterschiede, was Sie nach der einen oder anderen Verordnung umlegen dürfen, gibt es da nicht.

Legen Sie Kosten um, die Sie nicht vereinbart haben bzw. die nicht in der Betriebskostenverordnung stehen und die Sie deswegen gar nicht hätten umlegen dürfen, kann Ihr Mieter diese von Ihnen zurückfordern - sogar noch nach Jahren!

Der typische Fall: Sie legen Reparatur- oder reine Verwaltungskosten um. Dabei handelt es sich um nicht auf Wohnungsmieter umlegbare Nebenkosten.

3. Sie haben Betriebskosten falsch umgelegt

Wie Sie z. B. die Kosten für den Hausmeister, das Kaltwasser oder die Grundsteuer auf die Mieter umlegen müssen, hängt ebenfalls von dem ab, was Sie im Mietvertrag vereinbart haben.

Der Umlageschlüssel kann von Betriebskostenart zu Betriebskostenart sogar unterschiedlich sein, so dass Sie z. B. die Kosten fürs Wasser nach Personen, die für den Hausmeister aber nach der Wohnfläche abrechnen müssen. Dies ist jedoch eher unüblich.

Der typische Fall sieht so aus: Entweder Sie haben in Ihrem Wohnungsmietvertrag gar keinen Umlageschlüssel, den gesetzlichen Umlageschlüssel oder den Umlageschlüssel nach m² vereinbart. Bei allen 3 Varianten ist jedoch das Ergebnis das Gleiche: Sie müssen die Betriebskosten, die Sie nicht nach Verbrauch umlegen können, nach der Wohnfläche auf Ihre Mieter verteilen.

Im Klartext heißt das: Wer als Wohnungsvermieter keinen Umlageschlüssel vereinbart hat, muss auf den gesetzlichen Umlageschlüssel zurückgreifen. Nach § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB ist das die Umlage nach der Wohnfläche.

Und wenn Sie doch einmal die Kosten falsch verteilt haben? Dann müssen Sie Ihre Abrechnung korrigieren. Tun Sie dies allerdings erst nach Ablauf der Jahresfrist und fällt die Nachzahlung durch den richtigen Umlageschlüssel nun höher aus, bleibt es beim ursprünglich berechneten Nachzahlungsbetrag.

4. Sie haben zu lange auf Ihr Geld gewartet

Ihr Mieter muss seine Betriebskosten bis spätestens zum Ablauf des übernächsten Monats zahlen, nachdem Ihr Mieter Ihre Abrechnung erhalten hat. Sprich: Schicken Sie Ihrem Mieter die Abrechnung für 2011 erst im Dezember 2012 zu, darf er sich bis Ende Februar 2013 mit dem Bezahlen Zeit lassen.

Nur einmal angenommen, Sie rechnen tatsächlich so spät ab. Als Sie Ihren Mieter Anfang März fragen, was mit der Betriebskosten-Nachzahlung ist, sagt er: "Abrechnung? Habe ich keine bekommen!" Und jetzt?

Beweisen Sie jetzt einmal, dass Ihre Abrechnung pünktlich zugegangen ist. Da die Abrechnungsfrist nämlich zu diesem Zeitpunkt längst abgelaufen ist, können Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern.

Deswegen: Rechnen Sie nie auf den "letzten Drücker" ab. Und falls doch: Sorgen Sie wenigstens für einen beweisfesten Zugang Ihrer Abrechnung beim Mieter.

Beispielsweise, indem Sie einen Boten die Abrechnung dort in den Hausbriefkasten einwerfen lassen. Der sollte Ihnen dann noch quittieren, was (Abrechnung vorher zeigen!) und wann er das Abrechnungsschreiben beim Mieter eingeworfen hat.

Besser: Rechnen Sie so früh ab, dass Sie spätestens nach Ablauf der 2 Monate noch den Betrag anmahnen können. Schicken Sie mit jeder Mahnung die Abrechnung sicherheitshalber noch einmal mit, so dass Ihr Mieter nicht sagen kann: "Ihre Abrechnung? Habe ich nie erhalten!"

5. In Ihrer Betriebskosten-Abrechnung steht nicht alles drin, was rein muss

Diese 7 Mindestangaben sind ein absolutes Muss für jede Betriebskosten-Abrechnung:

1. Der genaue Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate!),

2. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Betriebskostenposition,

3. Angaben und Erläuterungen zum jeweiligen zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel,

4. wie sich der Anteil Ihres Mieters berechnet,

5. die Summe aller Einzelbeträge pro Betriebskostenposition,

6. die bereits gezahlten Vorauszahlungen und

7. was nach deren Abzug übrig bleibt.

Stolpern Sie auch nur über eine dieser Positionen, ist Ihre Abrechnung formell unwirksam. Mit bitteren Konsequenzen: Ist nämlich die einjährige Abrechnungsfrist zu diesem Zeitpunkt abgelaufen, verlieren Sie Ihre Nachzahlung. Einen formellen Fehler können Sie nur dadurch wieder korrigieren, indem Sie eine neue, korrekte Abrechnung erstellen.

Ist die Jahresfrist jedoch bereits abgelaufen, ist es so, als hätten Sie nie abgerechnet. Ihre Nachforderung? Die können Sie dann glatt vergessen! Rechtlich ist es nämlich so: Ihr Nachzahlungsanspruch wird nur fällig, wenn Sie Ihrem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung präsentieren.

6. Sie haben eine Rechnung vergessen umzulegen

Gerade Vermietern von Eigentumswohnungen passiert dieser Fehler häufig: Sie legen das um, was auf ihrer Eigentümerabrechnung steht, vergessen dabei aber häufig, noch zusätzlich die Grundsteuer auf den Mieter umzulegen. Da die Grundsteuer direkt an den Eigentümer geht, taucht die natürlich auch nicht auf ihrer Eigentümerabrechnung auf, die sie vom Verwalter erhalten haben.

Fällt Ihnen dieser Fehler noch auf, bevor Ihr Mieter seine Betriebskosten nachgezahlt hat, können Sie Ihre Abrechnung noch korrigieren und Vergessenes nachholen.

Das gilt allerdings nur, wenn Sie Ihren Fehler noch vor Ablauf der Abrechnungsfrist entdecken. Sie können ihn selbst dann noch korrigieren, wenn der Mieter seine Nachzahlung schon überweisen hat.

7. Sie zahlen die Kaution zurück ohne einen Betriebskosteneinbehalt zu machen

Ihr Mieter zieht mitten im Jahr aus. Natürlich möchte er sofort seine Kaution zurückhaben. Und tatsächlich ist es so: Sie müssen spätestens nach 6 Monaten über die Kaution abrechnen. Nur: Zu diesem Zeitpunkt haben Sie noch nicht über die Betriebskosten abgerechnet.

Dürfen Sie deswegen etwas von der Kaution zurückbehalten? Ja, Sie dürfen - aber nur dann, wenn Ihr Mieter die letzten Jahre auch Betriebskosten nachzahlen musste und auch nur in Höhe des bisherigen Nachzahlungsbetrags.

Zahlen Sie die Kaution dagegen ohne den Betriebskosteneinbehalt zurück, begeben Sie sich wirtschaftlich gesehen in eine wesentlich schlechtere Lage: Muss Ihr Mieter nämlich Betriebskosten nachzahlen und zahlt er nicht, müssen Sie ihn notfalls verklagen - mit allen Prozessrisiken und Kosten.

Behalten Sie dagegen Geld ein und ist der Mieter der Ansicht, dass Ihre Abrechnung nicht korrekt ist, muss er Sie auf Rückzahlung des Einbehalts verklagen - und diesen Schritt überlegt sich selbst ein kritischer Mieter erst noch einmal gründlich...