Dienstag, 15.03.2016 | Autor: Heidi Schnurr, Foto: © jogys - Fotolia.com

Checkliste Betriebskosten: Was Sie als Vermieter abrechnen dürfen

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Worum geht´s
  • Betriebskostenabrechnung
  • Mindestangaben 
  • Zulässige Umlageschlüssel
  • Wichtige Fristen
  • Umlegbare Kosten

 

 

Topstory: Wer nicht rechtzeitig abrechnet oder in seiner Betriebskostenabrechnung einen formellen Fehler begeht, für den können die Nebenkosten richtig teuer werden! 

Im schlimmsten Fall bleiben Sie auf den kompletten Betriebskosten und nicht nur der Betriebskostennachzahlung sitzen. 

 

Was Betriebskosten sind, steht im Gesetz

Was Betriebskosten sind, steht bereits in § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB und in § 1 Abs. 1 Satz 1 Betriebskostenverordnung. Unter die Betriebskosten fallen alle Ausgaben, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. 

Einen Teil Ihrer Ausgaben rund um Ihre Immobilie können Sie als Vermieter als Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Das gilt jedenfalls, wenn Sie im Mietvertrag festgelegt haben, dass der Mieter Betriebskosten tragen muss. Mehr als diesen einen Satz müssen Sie eigentlich gar nicht dazu in Ihren Mietvertrag schreiben.

Damit haben Sie dann automatisch bereits den Betriebskostenkatalog von § 2 Abs. 1 Betriebskostenverordnung vereinbart (BGH, Urteil v. 10.2.2016, VIII ZR 137/15).

Wie Sie den Mieter an den Betriebskosten beteiligen können

Grundsätzlich haben Sie dafür 3 Möglichkeiten:

  1. Der Mieter zahlt pro Monat einen Pauschalbetrag, mit dem dann alle Nebenkosten - auch die Heiz- und Wasserkosten - abgedeckt sind (= Bruttowarmmiete).
  2. Sie erheben einen monatlichen Vorauszahlungsbetrag, den Sie dann bei der Jahresabrechnung gegenrechnen müssen (Nettomiete).
  3. Ihr Mieter zahlt eine sogenannte "Teilinklusivmiete". Das ist eine Mischung aus den beiden anderen Formen: Dabei werden Teile der Betriebskosten über einen Pauschalbetrag beglichen. Für die anderen Teile - darunter fallen meistens die verbrauchsabhängigen Kosten - zahlt der Mieter Vorauszahlungen. In Ihrer Betriebskostenabrechnung müssen Sie dann die Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigen und mit den gesamten Nebenkosten verrechnen. Am Ende steht fest, ob der Mieter noch weitere Kosten nachzahlen muss oder ob er zu viel vorausbezahlt hat und Sie ihm den überschießenden Restbetrag als Guthaben auszahlen müssen. 

Um es gleich vorweg zu nehmen: Vereinbaren Sie am besten mit dem Mieter eine Grundmiete plus Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen. Damit ist das Gleiche gemeint wie bei einer Nettomiete, nämlich die „nackte" Miete ohne Betriebs- oder Heizkostenvorauszahlungen. So können Sie jederzeit über die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen und notfalls was nachfordern.

Was in Ihrer Betriebskostenabrechnung stehen muss

Der Bundesgerichtshof hat in einem Grundsatzurteil entschieden (BGH, Urteil vom 23.11.1981, WM 1982 S. 207), welche Mindestanforderungen bei einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung erfüllt sein müssen. Diese 7 Mindestangaben sind ein absolutes Muss für jede Betriebskostenabrechnung:

  • der genaue Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate!),
  • eine Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Betriebskostenposition,
  • Angaben und Erläuterungen zum jeweiligen zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel,
  • wie sich der Anteil Ihres Mieter berechnet,
  • die Summe aller Einzelbeträge pro Betriebskostenposition,
  • die bereits gezahlten Vorauszahlungen und
  • was nach deren Abzug übrig bleibt.

Ist Ihre Abrechnung formell fehlerhaft oder sind für den Mieter einzelne Punkte nicht nachvollziehbar, bleiben Sie als Vermieter schlimmstenfalls auf Ihrer Betriebskostennachforderung sitzen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich für Ihre Abrechnung genügend Zeit nehmen und jede einzelne Betriebskostenart genau auflisten und bezeichnen.

Betriebskostenabrechnung: Welche Kosten umlagefähig sind

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten Sie als Vermieter in Ihre Betriebskostenabrechnung aufnehmen dürfen. Grundsätzlich sind das nur die sogenannten "umlagefähigen Kosten". Dazu gehören folgende Ausgaben:

  • öffentliche Lasten des Grundstücks, soweit das ganze Grundstück betroffen ist, zum Beispiel die Grundsteuer, nicht aber die Grunderwerbsteuer und Erschließungskostenbeiträge.
  • Kosten der Wasserversorgung des gemeinschaftlichen Eigentums,
  • Kosten der Entwässerung des gemeinschaftlichen Eigentums und Kosten der Straßenreinigung und der Müllabfuhr, die meistens durch Abgabenbescheide der Gemeinde erhoben werden,
  • Kosten des Betriebs eines gemeinschaftlichen Aufzugs,
  • Kosten der Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile, beispielsweise Zugänge, Flure, Treppenhäuser, Keller, Bodenräume, Waschküche,
  • Kosten der Gartenpflege,
  • Kosten der Außenbeleuchtung und der Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile,
  • Kosten der Schornsteinreinigung,
  • Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherungen,
  • Kosten des Hausmeisters und einer im Gemeinschaftseigentum stehenden Hausmeisterwohnung,
  • Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage und vergleichbarer Anlagen,
  • Kosten einer gemeinschaftlichen maschinellen Wascheinrichtung,
  • sonstige Betriebskosten, beispielsweise für Feuerlöscher, Müllschlucker, Blitzableiter, Sauna, Kinderspielplätze.

Wie Sie Betriebskosten vereinbaren

Bisher durften Sie als Vermieter nur die Nebenkosten umlegen, die Sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart hatten. Die mussten darin genau benannt werden.

Seit einem neuen BGH-Urteil reicht es für eine Betriebskostenumlage, wenn Sie nur in Ihren Wohnungsmietvertrag hineinschreiben, dass der Mieter „die Betriebskosten“ zu tragen hat. Sie müssen dabei weder auf die Betriebskostenverordnung verweisen, noch den Betriebskostenkatalog von § 2 Betriebskostenverordnung beifügen (BGH, Urteil v. 10.2.2016, VIII ZR 137/15).

Haben Sie Betriebskosten nicht wirksam im Mietvertrag vereinbart, muss der Mieter weder Vorauszahlungen leisten noch Betriebskosten nachzahlen.

Verstecken Sie keine Kosten in Ihrer Abrechnung

Hüten Sie sich davor, Pauschalbegriffe oder Abkürzungen in Ihrer Abrechnung aufzunehmen. Schreiben Sie nur "Sonstige Kosten" rein, ohne diese näher zu bezeichnen, kann für den Mieter schnell der Eindruck entstehen, dass unter diesem Punkt nicht-umlagefähige Kosten versteckt werden.

Besser: Führen Sie unter den "Sonstigen Kosten" die Kosten auf, die Sie umlegen wollen und laut Mietvertrag auch umlegen dürfen.

An diese Frist müssen Sie sich bei Ihrer Abrechnung halten

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss Ihre Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein.

Das heißt: Als Vermieter haben Sie genau ein Jahr Zeit, um die Betriebskosten detailliert in einer ordnungsgemäßen Abrechnung aufzuschlüsseln.

Lassen Sie die Abrechnungsfrist ungenutzt verstreichen oder korrigieren Sie eine fehlerhafte Abrechnung nicht rechtzeitig, muss der Mieter auch nichts zahlen.

Der Mieter muss anhand Ihrer Abrechnung genau erkennen können, welchen Anteil er an den Gesamtkosten zu tragen hat und ob Ihre Berechnungen stimmen.

Beschreiben Sie deswegen genau in Ihrer Betriebskostenabrechnung jeden Betrag und jeden Rechenschritt nachvollziehbar. Außerdem müssen Sie pro Betriebskostenart den jeweiligen Verteilungsschlüssel angeben.

Betriebskosten umlegen: Welcher Umlageschlüssel gilt

Grundsätzlich können Sie die Betriebskosten nach den folgenden Verteilungsschlüsseln verteilen:

  • Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche: Der gebräuchlichste Maßstab.
  • Berechnung nach Verbrauch: Bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas) unbestritten der gerechteste Maßstab, wenn jeder Mieter nur das zahlen muss, was er verbraucht hat.
  • Umlage nach Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen: Soll bei bestimmten Nebenkosten (Müllgebühren, Wasser) für mehr Gerechtigkeit sorgen. Ist jedoch nicht unproblematisch: Wann zählen z. B. Besucher als Bewohner? Auch ist das Ermitteln der korrekten Personenanzahl gerade in größeren Häusern schwierig. 
  • Berechnung nach Kubikmeter umbauter Raum: Gerechter als die Wohnfläche, wenn die Wohnungen Räume mit unterschiedlicher Höhe haben (Halle, Räume über zwei Stockwerke).
  • Mit dem Umlageschlüssel Miteigentumsanteile sind Sie gut beraten, wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten und bereits in Ihrer Teilungserklärung steht, dass bestimmte Kosten nach diesem Verteilungsschlüssel umgelegt werden!
  • Umlage nach der Miethöhe (Leerraummiete): Problematischer Maßstab, der einen Zusammenhang zwischen der Höhe der Betriebskosten und der Miete unterstellt. Unzulässig, wenn Eigentümer selbst im Haus wohnen.

Wann Sie Ihre Abrechnung nachbessern können

Zweifelt der Mieter Ihre Abrechnung an, kann er Widerspruch dagegen einlegen. Dazu bleiben ihm zwölf Monate Zeit, um zu klären, was er zu zahlen hat und was nicht. Die "Meckerfrist" beginnt mit dem Zugang der Abrechnung zu laufen.

Als Vermieter müssen Sie Ihre Abrechnung nachbessern, wenn Sie der Mieter auf Unstimmigkeiten hinweist und auf einer Korrektur besteht.

Stellt sich bei Ihrer Betriebskostenabrechnung heraus, dass die vorausberechneten Nebenkosten stark von den tatsächlichen Betriebskosten abweichen, sollten Sie unbedingt die monatlichen Abschlagszahlungen erhöhen, um nicht die Betriebskosten des Mieters vorzufinanzieren.

Checkliste: Haben Sie an alles gedacht?

  • Ist Ihre Abrechnung übersichtlich und vollständig?
  • Haben Sie die Wohnung und den Adressaten der Abrechnung korrekt bezeichnet?
  • Haben Sie den Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate) und den Nutzungszeitraum (wichtig bei Mieterwechsel) korrekt angegeben?
  • Haben Sie die Gesamtkosten so detailliert wie möglich aufgelistet?
  • Haben Sie Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten herausgerechnet?
  • Haben Sie für jede Position den Verteilerschlüssel angegeben?
  • Ist der vom Mieter zu tragende Kostenanteil ersichtlich?
  • Haben Sie die bisher vom Mieter tatsächlich im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt?
  • Ist die Nachzahlung bzw. Kostenrückerstattung auf den ersten Blick zu erkennen?
  • Haben Sie dem Mieter die Möglichkeit eingeräumt, die Originalbelege nach Terminabsprache am Ort des Mietobjekts einzusehen?
  • Haben Sie dem Mieter eine (ausreichende) Frist gesetzt, die Nachzahlung zu begleichen (normalerweise zahlbar mit dem übernächsten Monatsbeginn, nachdem dem Mieter Ihre Abrechnung zugegangen ist)?
  • Bei einer Nachzahlung: Haben Sie einen neuen Vorauszahlungsbetrag festgesetzt?

Kommentare (1)

24.3.2016, 15:40 Uhr von dark8 Profil ansehen
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Foto: Heidi Schnurr / Bildschön, Laila Weber
Foto: Heidi Schnurr / Bildschön, Laila Weber

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Heidi Schnurr arbeitet als Rechtsanwältin mit dem Schwerpunkt Mietrecht für Vermieter. Ihre Praxis-Tipps speziell für Vermieter finden sich in zahlreichen Fachpublikationen, Loseblattwerken, Büchern und ...
Heidi Schnurr
Angeblich ist jede 2. Betriebskostenabrechnung falsch. Das behauptet jedenfalls der Deutsche Mieterbund. Auch aus seiner Streitstatistik geht hervor: Am häufigsten streiten Mieter und Vermieter um die Betriebskosten.  Doch solche Betriebskostenstreitereien haben auch einen Vorteil: Der BGH muss sich immer wieder mit solchen „Peanuts“ - wie die Öltank- oder die Dachrinnenreinigung - beschäftigen und so mit einem Grundsatzurteil manche Woge zwischen Mieter und Vermieter glätten.  Welche Kosten Sie umlegen dürfen, wie lange Sie eine Abrechnung nachbessern dürfen und welche Rechnungen Sie in Ihrer Abrechnung aufführen müssen, zeigen diese 23 wichtigsten BGH-Urteile rund um die Betriebskosten.
"Jede 2. Betriebskostenabrechnung ist falsch!", behauptet jedenfalls der deutsche Mieterbund. Die 7 häufigsten Fehler in Betriebskostenabrechnungen und wie Sie diese vermeiden können, erklärt Ihnen Heidi Schnurr, Rechtsanwältin, Autorin und Chefredakteurin bei der Haufe Mediengruppe.
Jede Betriebskostenabrechnung beginnt bereits mit dem Mietvertragsabschluss: Denn, wer hier schon Fehler macht, wird sich jedes Jahr über nicht umlegbare Betriebskosten oder komplizierte Verteilungsschlüssel ärgern!  Tja, wer hohe Türme bauen will, muss lange am Fundament verweilen. Das wusste bereits schon Anton Bruckner. Der BGH sieht das etwas lockerer, wenn es um die Umlage der Betriebskosten in Ihrem Mietvertrag geht: Die können Sie jetzt viel schneller und einfacher vereinbaren: Ohne viele Worte, seitenlange Aufzählungen oder Anlagen. 
Alle Jahre wieder werden kurz vor Jahresende noch schnell die Betriebskosten abgerechnet und das Ergebnis an den Mieter verschickt.   Der Mieter zeigt sich darüber meist wenig begeistert, wenn statt einer erfreulichen Rückzahlung ein dicker roter Nachzahlungsbetrag unter seiner Betriebskostenabrechnung prangt.

 meineimmobilie.de-Tipp


Legen Sie bereits im Mietvertrag den Umlageschlüssel für die einzelnen Nebenkosten fest.

 

Haben Sie im Mietvertrag keinen Umlageschlüssel vereinbart, müssen Sie gemäß § 556a Abs. 1 BGB bei allen Nebenkosten, die Sie nicht verbrauchs- oder verursachungsabhängig abrechnen können, nach der Wohnfläche umlegen.