Checkliste Betriebskosten: Das kann abgerechnet werden

Unter die Betriebskosten fallen alle Ausgaben, die der Eigentümer für seine Wohnung aufbringen muss. Einen Teil dieser Ausgaben kann er als Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Dabei muss bereits im Mietvertrag festgelegt sein, welche Kosten der Mieter zu tragen hat und wie die Abrechnung der Betriebskosten erfolgt.

Drei Möglichkeiten für die Nebenkosten-Abrechnung

Grundsätzlich gibt es dafür drei Möglichkeiten: Der Mieter zahlt entweder einen monatlichen Pauschalbetrag, mit dem dann alle Nebenkosten - außer Heiz- und Wasserkosten - abgedeckt sind. Oder es wird eine monatliche Abschlagszahlung erhoben, die dann bei der Jahresabrechnung gegengerechnet wird.

Eine dritte Möglichkeit ist die sogenannte "Teilinklusivmiete", eine Mischung aus den beiden anderen Formen: dabei werden Teile der Nebenkosten über einen Pauschalbetrag beglichen, für andere Teile - darunter fallen meistens die verbrauchsabhängigen Kosten - muss der Mieter Abschlagszahlungen leisten.

In der Jahresabrechnung werden die Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigt und mit den gesamten Nebenkosten verrechnet. Am Ende steht fest, ob der Mieter noch weitere Kosten nachzahlen muss oder ob er zu viel vorausbezahlt hat und den Überbetrag erstattet bekommt.

Kriterien für eine Betriebskostenabrechnung

Der Bundesgerichtshofs hat in einem Grundsatzurteil entschieden (Urteil vom 23.11.1981, WM 1982, S. 207), welche Anforderungen bei einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung erfüllt sein müssen:

• Nachvollziehbare und verständliche Auflistung,
• eine Zusammenstellung der Kosten,
• die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilungsschlüssels,
• die Berechnung des jeweiligen Mieteranteils und die Auflistung der geleisteten Vorauszahlungen.

Wenn die Abrechnung fehlerhaft ist oder der Mieter einzelne Punkte nicht nachvollziehen kann, bleibt der Vermieter im schlimmsten Fall auf seinen Nachforderungen sitzen. Deshalb ist es wichtig, dass er sich für die Abrechnung die Zeit nimmt, jeden einzelnen Posten genau aufzulisten und zu bezeichnen.

Nur umlagefähige Kosten in die Nebenkostenabrechnung

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten der Vermieter in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen darf. Grundsätzlich sind das nur die sogenannten "umlagefähigen Kosten". Dazu gehören folgende Ausgaben:

• öffentliche Lasten des Grundstücks, soweit das ganze Grundstück betroffen ist, zum Beispiel Kommunalabgaben und Anliegerbeiträge, nicht aber die Grundsteuer und Erschließungskostenbeiträge, für die nur das einzelne Wohnungs- und Teileigentum haftet,
• Kosten der Wasserversorgung des gemeinschaftlichen Eigentums,
• Kosten der Entwässerung des gemeinschaftlichen Eigentums und Kosten der Straßenreinigung und der Müllabfuhr, die meistens durch Abgabenbescheide der Gemeinde erhoben werden,
• Kosten des Betriebs eines gemeinschaftlichen Aufzugs,
• Kosten der Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile, beispielsweise Zugänge, Flure, Treppenhäuser, Keller, Bodenräume, Waschküche,
• Kosten der Gartenpflege,
• Kosten der Außenbeleuchtung und der Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile,
• Kosten der Schornsteinreinigung,
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherungen,
• Kosten des Hausmeisters und einer im Gemeinschaftseigentum stehenden Hausmeisterwohnung,
• Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage und vergleichbarer Anlagen,
• Kosten einer gemeinschaftlichen maschinellen Wascheinrichtung,
• sonstige Betriebskosten, beispielsweise für Feuerlöscher, Müllschlucker, Blitzableiter, Sauna, Kinderspielplätze.

Der Vermieter darf nur die Nebenkosten berechnen, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Sie müssen darin genau benannt werden. Sind die Kosten nicht wirksam im Mietvertrag vereinbart worden, muss der Mieter keine Nachzahlung leisten.

Keine versteckten Kosten in die Abrechnung

Außerdem sollte der Vermieter keine schleierhaften Punkte wie "sonstige Kosten" in die Abrechnung aufnehmen, da für den Mieter dabei schnell der Eindruck entstehen kann, dass unter diesem Punkt nicht-umlagefähige Kosten verlangt werden.

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Das heißt: Der Vermieter hat genau ein Jahr Zeit, um die Nebenkosten detailliert in einer ordnungsgemäßen Abrechnung aufzuschlüsseln.

Frist einhalten

Falls er die Frist verstreichen lässt oder er eine fehlerhafte Abrechnung nicht rechtzeitig korrigiert, muss der Mieter nichts zahlen.

Anhand der Abrechnung muss der Mieter genau erkennen können, welche Anteile er an den Gesamtkosten zu tragen hat und ob die Rechnung stimmt. Jeder Betrag und jeder Rechenschritt sollte deshalb genau beschrieben werden. Außerdem muss der jeweilige Verteilungsschlüssel angegeben werden.

Umrechnungsschlüssel für die Nebenkosten

Grundsätzlich sind die folgenden Schlüssel möglich:

• Berechnung nach Quadratmeter Wohnfläche: Der gebräuchlichste Maßstab.
• Berechnung nach Verbrauch: Bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas) unbestritten der gerechteste Maßstab.
• Berechnung nach Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen: Soll bei bestimmten Nebenkosten (Müllgebühren, Wasser) für mehr Gerechtigkeit sorgen. Ist jedoch nicht unproblematisch: Wie werden Besucher erfasst? Auch ist die Berechnung schwierig, wenn die Anzahl der Personen stark schwankt.
• Berechnung nach Kubikmeter umbauter Raum: Wenn die Wohnungen Räume von unterschiedlicher Höhe haben (Halle, Räume über zwei Stockwerke), ist dieser Maßstab gerechter als die Wohnfläche.
• Berechnung nach Höhe der Miete (Leerraummiete): Problematischer Maßstab, der einen Zusammenhang zwischen der Höhe der Betriebskosten und der Miete unterstellt. Unzulässig, wenn Eigentümer selbst im Haus wohnen.

Abrechnung nachbessern

Wenn der Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung hat, kann er Widerspruch einlegen. Danach bleiben ihm zwölf Monate Zeit, um zu klären, was er zu zahlen hat und was nicht. Der Vermieter sollte seine Abrechnung nachbessern, wenn der Mieter ihn auf Unstimmigkeiten hinweist.

Wenn bei der Jahresabrechnung herauskommt, dass die vorausberechneten Nebenkosten stark von den tatsächlichen Nebenkosten abweichen, sollte der Vermieter die monatlichen Abschlagszahlungen anpassen, um unnötigen Ärger zu vermeiden.