Donnerstag, 26.06.2008 | Autor: Heidi Schnurr/mb

Betriebskosten: Fehler in der Abrechnung vermeiden

Eigentlich haben Vermieter bei der Gestaltung ihrer Betriebskostenabrechnung freie Hand. Schon die vielen im Handel erhältlichen Hausverwaltungsprogramme sorgen dafür, dass jede Betriebskostenabrechnung anders aussieht. Dennoch: Ein paar Faustregeln gilt es zu beachten - und der Vermieter erspart sich viele Rückfragen des Mieters und damit viel Ärger.

Wie eine Betriebskostenabrechnung genau aussehen muss, ließ ein Berliner Mieter gerichtlich klären. Er erhielt eine Betriebskostenabrechnung, in der lediglich die Gesamtbeträge der einzelnen Betriebskostengruppen genannt waren. Welche Einzelrechnungen zum Beispiel unter dem Punkt Gartenpflege zusammengefasst waren, konnte er aus seiner Abrechnung nicht ersehen. Er hielt diese Abrechnungsweise schlichtweg für falsch.

Die Antwort der Richter: Eine solche Betriebskostenabrechnung ist wirksam. Die jeweiligen Rechnungsdaten müssen nicht angegeben werden. Sie müssen nicht einmal die Einzelpositionen sämtlicher Kosten aufschlüsseln (KG Berlin, Urteil v. 28.5.1998 - 8 RE-Miet 4877/97, WM 1998, S. 474).

Verständlich und nachvollziehbar

Verständlich und nachvollziehbar muss die Betriebskostenabrechnung sein. So nämlich hatte es bereits der Bundesgerichtshof entschieden (Urteil v. 23.11.1981 - VIII ZR 298/80). In seiner Grundsatzentscheidung verlangt er, dass die Nebenkostenabrechnung für den Mieter verständlich sein muss und ihn in die Lage versetzen soll, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen.

Diese Mindestangaben muss die Abrechnung enthalten:

  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und Erläuterung des Verteilungsschlüssels,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters,
  • den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Mindestangaben in der Betriebskostenabrechnung

Der Vermieter sollte peinlichst genau darauf achten, dass seine Betriebskostenabrechnung diese Mindestangaben enthält. Ansonsten wird die Nachzahlung nämlich nicht fällig. Eine Zahlungsklage gegen den Mieter hätte dann keine Aussicht auf Erfolg.

Eine geordnete Zusammenstellung der Einzelkosten ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Vermieter kann die entstandenen Einzelkosten, die den gleichen Entstehungsgrund haben beziehungsweise zur gleichen Kostenart gehören, also beruhigt zusammenfassen.

Betriebskostengruppen

Der Vermieter sollte die Rechnungen den einzelnen Betriebskostengruppen der Betriebskostenverordnung zuordnen. Dabei sollte er also zum Beispiel den Grundsteuerbescheid von der Rechnung der Hausreinigungsfirma oder dem Gärtner trennen.

Für öffentliche Lasten, Hausreinigung und Gartenpflege müssen jedoch nicht alle Einzelbelege mit genauem Datum und Rechnungsbetrag ausgewiesen sein. Hat der Vermieter also zwei Rechnungen über Gartenpflegekosten, braucht er in seiner Abrechnung nur den Gesamtbetrag anzugeben und muss nicht beide Belege gesondert und detailliert wiedergeben.

Formalien in der Betriebskostenabrechnung

Unzulässig ist es allerdings, die 17 Kostenarten zu einer einzigen Kostenposition zusammenzufassen. So kann der Mieter nicht nachprüfen, ob die Kosten im Ansatz und in der Berechnungsweise berechtigt sind.

Der Mieter und vielleicht später der Richter prüfen die Abrechnung nicht nur danach, ob sie inhaltlich korrekt ist. Wichtig sind auch die Formalien. Die können die Abrechnung unwirksam machen.

Unterschrift auf der Abrechnung

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung nicht unterschreiben. Auch Abrechnungen ohne Unterschrift sind wirksam. Die muss der Mieter trotzdem zahlen (AG Schöneberg, Urteil v. 21.2.2000 - 109 C 491/99, GE 2000, S. 475).

Allerdings: Sofern im Mietvertrag vereinbart wurde, dass die Abrechnung schriftlich erteilt wird, sollte der Vermieter die Abrechnung sicherheitshalber immer unterschreiben - vielleicht ist ein anderer Richter ja anderer Meinung. Für Vermieter von preisgebundenem Wohnraum ist die Unterschrift unter der Abrechnung sogar ein absolutes Muss.

Umlagefähige Kosten

In der Abrechnung dürfen nur die Kosten auftauchen, die als umlagefähig vereinbart wurden. Zudem muss es sich um Kosten handeln, die innerhalb des Abrechnungszeitraums entstanden sind. Auf das Rechnungsdatum kommt es dabei nicht an. Entscheidend ist, wann die Kosten entstanden sind, nicht wann der Vermieter zahlt. Es kommt allein darauf an, in welchem Abrechnungszeitraum die Leistung erbracht wurde.

Nach Ansicht der Gerichte dürfen Vermieter die Kosten auf mehrere Jahre verteilen. Aus Gründen der Rechtsklarheit sollten die Kosten aber besser in dem Jahr angesetzt werden, in dem sie auch tatsächlich anfallen. Werden sie nur anteilig berücksichtigt, muss sonst vielleicht jedem neuen Mieter erklärt werden, woher diese Kosten stammen, und der entsprechende Rechnungsbeleg muss jedes Jahr wieder in die neue Abrechnung übernommen werden.

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