Dienstag, 15.12.2015 | Autor: Heidi Schnurr, Foto: © tinadefortunata - Fotolia.com

Betriebskosten abrechnen: Welchen Umlageschlüssel Sie nehmen müssen

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Worum geht´s

Nach welchem Verteilungsschlüssel Sie Ihre Betriebskosten umlegen müssen.

„Welchen Verteilungsschlüssel muss ich nehmen?“, fragt sich so mancher Vermieter bei seiner Betriebskostenabrechnung. Schließlich wollen Sie ja alles richtig machen!

Tatsächlich dürfen Sie nicht einfach den Umlageschlüssel nehmen, den Sie als gerecht empfinden, sondern Sie müssen sich dabei schon an eine gewisse Reihenfolge halten. Wer die festlegt? Sie und der Gesetzgeber!

Betriebskostenabrechnung: Welcher Verteilungsschlüssel gilt

Die Grundsteuer, das Kaltwasser oder Müll: Gilt für alle der gleiche Umlageschlüssel? Nicht unbedingt!

Sie können schon im Mietvertrag für jede Betriebskostenart einen eigenen Umlageschlüssel festlegen. Sie können also beispielsweise festlegen, dass Sie künftig die Grundsteuer nach m² und den Müll z. B. nach Personen abrechnen.

Unterschiedliche Umlageschlüssel sind allerdings sehr aufwendig und sehr fehlerträchtig, gerade wenn Sie mehrere Mieter im Haus haben und die noch dazu unterschiedliche Mietverträge haben.

Oder aber, wenn ein Verwalter über die Betriebskosten abrechnet und der in seiner Eigentümerabrechnung die Kosten nach einem anderen Kostenverteilungsschlüssel umlegt als Sie es im Mietvertrag vereinbart haben.

Sorgen Sie für einheitliche Umlageschlüssel im Haus

Deswegen lautet auch die oberste Regel: Erst einmal alle Umlageschlüssel im Haus vereinheitlichen, denn sonst haben Sie bei jeder Betriebskostenabrechnung eine riesige Rechnerei und schlimmstenfalls handeln Sie sich auch noch Ärger mit dem Mieter ein, weil der nicht versteht, was Sie da eigentlich rechnen.

Betriebskostenumlage: Erst mal schauen, was im Mietvertrag steht

Falls Sie im Mietvertrag einen Umlageschlüssel für alle oder nur bestimmte Betriebskosten, wie z. B. den Müll, festgelegt haben, müssen Sie sich bei Ihrer Abrechnung an diesen Umlageschlüssel halten.

Etwas anderes gilt nur dann, wenn Sie den Umlageschlüssel nach Verbrauch abrechnen können. Dann geht der Umlageschlüssel nach Verbrauch vor. Das setzt jedoch wiederum voraus, dass Sie den unterschiedlichen Verbrauch der Mietparteien auch bestimmen können.

Der Klassiker: Sie haben im Mietvertrag eine Umlage des Kaltwassers nach Personen vereinbart. Deswegen legen Sie das Kaltwasser immer nach Personen um. Allerdings haben jetzt alle Wohnungen im Haus einen Wasserzähler, so dass Sie auch verbrauchsabhängig abrechnen können.

Deswegen müssen Sie künftig Kaltwasserkosten nach dem Verbrauch umlegen, denn eine Abrechnung nach Verbrauch hat immer Vorrang!

Was tun, wenn kein Umlageschlüssel im Mietvertrag steht

Haben Sie in Ihrem Wohnungsmietvertrag keinen Verteilungsschlüssel für alle oder nur bestimmte Betriebskosten vereinbart, müssen Sie die angefallenen Kosten anteilig nach der Wohnfläche auf die Mieter verteilen.

Davon gibt es allerdings wiederum eine Ausnahme: Können Sie den Verbrauch einer Betriebskostenart, wie z. B. des Kaltwassers, erfassen, müssen Sie diese Betriebskostenart auch verbrauchsabhängig abrechnen.

Dann hat nämlich die verbrauchsabhängige Abrechnung Vorrang vor dem Umlageschlüssel nach der Wohnfläche. Für manche Betriebskosten, wie z. B. die Grundsteuer oder auch die Aufzugskosten, kommt der Umlageschlüssel nach Verbrauch nicht in Betracht, da Sie den Verbrauch bzw. die Nutzungshäufigkeit nicht messen können.

In diesen Fällen müssen Sie dann diese Betriebskosten nach der Wohnfläche umlegen. Das bestimmt § 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB.

Die Reihenfolge mit den Umlageschlüsseln sieht demnach so aus:

  1. Erst mal schauen, ob im Mietvertrag ein Verteilungsschlüssel vereinbart wurde. Falls dort einer steht, müssen Sie sich an den halten, es sei denn, Sie können einzelne Betriebskosten nach Verbrauch abrechnen. Dann geht die Abrechnung nach Verbrauch vor.
  2. Steht kein Umlageschlüssel im Mietvertrag, müssen Sie die Betriebskosten nach der Wohnfläche umlegen. Ausnahme: Sie können einzelne Betriebskosten nach Verbrauch abrechnen.

Wie lange ein vereinbarter Umlageschlüssel gilt

Haben Sie bereits im Mietvertrag einen Umlageschlüssel für alle oder nur für einzelne Betriebskosten festgelegt, gilt er für beide Seiten als vereinbart. An diesem Verteilungsschlüssel können Sie als Wohnungsvermieter nur noch rütteln, wenn Sie künftig verbrauchsabhängig abrechnen können, weil Sie z. B. Messgeräte nachträglich installiert haben.

Ansonsten können Sie einen einmal vereinbarten Umlageschlüssel nur wieder mit Einverständnis Ihres Mieters ändern.

Einseitig können Sie einen vereinbarten Umlageschlüssel, wie z. B. für den Müll, das Abwasser oder das Kaltwasser, immer ändern, wenn Sie künftig nach einem konkret gemessenen Verbrauch abrechnen wollen – Ihr Mieter also direkt davon profitiert, wenn er z. B. Wasser- oder Müllkosten spart.

Was gilt, wenn Sie mit einem falschen Umlageschlüssel abrechnen

Halten Sie sich nicht an den vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel bei Ihrer Abrechnung, gilt das jedoch "nur" als materieller Fehler Ihrer Abrechnung (BGH, Urteil v. 17.11.2004, VIII ZR 115/04).

Der Pferdefuß an der Sache: Nur ordnungsgemäß erstellte Abrechnungen werden auch fällig! Deswegen sollten Sie Ihre Abrechnung noch vor Ablauf der Abrechnungsfrist korrigieren, denn nur so können Sie vom Mieter noch Geld nachfordern, falls sich nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag für Ihren Mieter ergibt.

Zwischen diesen Verteilungsschlüsseln können Sie wählen

Wollen Sie bereits im Mietvertrag einen Verteilungsschlüssel festlegen, haben Sie die Qual der Wahl: Sie können entweder für alle Betriebskosten – außer Heizung und Warmwasser – einen einheitlichen Verteilungsschlüssel wählen oder aber Sie wählen für jede Kostenart einen unterschiedlichen Schlüssel.

Die folgenden 8 Verteilungsschlüssel kommen in Betracht:

  • das Verhältnis der Nutz- oder Wohnflächen oder des umbauten Raums,
  • die Zahl der Nutzer (Personenschlüssel),
  • der unterschiedliche Verbrauch,
  • die unterschiedliche Nutzung,
  • das Verhältnis der Mieten
  • nach Miteigentumsanteilen (häufig bei Eigentumswohnungen der Fall).

§ 556a Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten

(1) 1Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. 2Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.

(2) 1Haben die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. 2Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. ³Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen.

(3) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 2 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

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Foto: Heidi Schnurr / Bildschön, Laila Weber
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Es schreibt für Sie

Heidi Schnurr arbeitet als Rechtsanwältin mit dem Schwerpunkt Mietrecht für Vermieter. Ihre Praxis-Tipps speziell für Vermieter finden sich in zahlreichen Fachpublikationen, Loseblattwerken, Büchern und ...
Heidi Schnurr
"Jede 2. Betriebskostenabrechnung ist falsch!", behauptet jedenfalls der deutsche Mieterbund. Die 7 häufigsten Fehler in Betriebskostenabrechnungen und wie Sie diese vermeiden können, erklärt Ihnen Heidi Schnurr, Rechtsanwältin, Autorin und Chefredakteurin bei der Haufe Mediengruppe.
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„Gezahlt heißt anerkannt!“, so war es jedenfalls früher. Der BGH sieht es mittlerweile anders: Entdecken Sie einen Fehler in Ihrer Abrechnung und hat Ihr Wohnungsmieter mittlerweile bereits bezahlt, dürfen Sie dennoch nachträglich die Abrechnung zu Ihren Gunsten korrigieren. Jedenfalls, so lange die Abrechnungsfrist noch läuft. Gewerberaumvermieter haben es da wesentlich besser: Die können ihren Fehler selbst nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch zu ihren Gunsten ändern.  

 meineimmobilie.de-Tipp

Sorgen Sie für einen einheitlichen Abrechnungsschlüssel

 

Bevor Sie mit einem neuen Mieter einen neuen Verteilungsschlüssel vereinbaren, denken Sie bitte daran, dass Ihr Umlageschlüssel bezüglich einer Betriebskostenart, wie z. B. Müll, im ganzen Gebäude einheitlich sein muss.

Sie können also z. B. bei Ihren Altmietern die Müllgebühren nicht nach Köpfen und bei ­jedem neuen Mieter nach Quadratmetern abrechnen.