Die Jahresabrechnung des Verwalters

Es gehört zu den Pflichten des Verwalters einer Wohnungseigentumsanlage, jeweils nach Ablauf eines Kalender- oder Wirtschaftsjahres eine Jahresabrechnung zu erstellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Verwaltervertrag und dem Wohnungseigentumsgesetz.

Die Jahresabrechnung ist die jeweils auf ein Kalenderjahr bezogene, regelmäßige Rechenschaft des Verwalters über die von ihm verwalteten gemeinschaftlichen Gelder. Sie dient der endgültigen Feststellung, wie Einnahmen und Ausgaben zwischen den Wohnungseigentümern verteilt werden.

Anforderungen an die Jahresabrechnung

Strom für Gemeinschaftsanlagen muss der Verwalter in der Jahresabrechnung unter die Ausgaben buchen. Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss Aufschluss über die Verwendung der gemeinschaftlichen Gelder geben. Folgende Anforderungen muss die Abrechnung erfüllen:

• Die Angaben der Jahresabrechnung dienen zur Feststellung von Überschüssen oder eventuellen Fehlbeträgen
• Die Abrechnung ist so zu gliedern und darzustellen, dass die Wohnungseigentümer sie ohne große Probleme verstehen können.
• Die Jahresabrechnung ist kein Jahresabschluss im Sinne einer Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung
• Die Jahresabrechnung ist eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung
• Die Ergebnisse für die einzelnen Wohnungseigentümer müssen durch Einzelabrechnung zu entnehmen sein
• Die zu erstellende Abrechnung ist übersichtlich, verständlich und nachprüfbar zu gestalten
• Die Abrechnung muss ohne Hinzuziehung eines Beraters verständlich geordnet und nachprüfbar sein
• Die Angaben sollten näher erläutert werden
• Alle Ausgaben sollen, geordnet nach den einzelnen Kostenarten wie Betriebskosten, Instandhaltungskosten, Verwalterhonorar usw., zahlenmäßig dargestellt werden
• Zudem sollen sich aus der Jahresabrechnung sämtliche Einnahmearten ergeben, in erster Linie die Hausgeldzahlungen der einzelnen Wohnungseigentümer sowie die sonstigen Einnahmen
• In die Jahresabrechnung dürfen nur tatsächliche Einnahmen und Ausgaben aufgenommen werden, nicht aber Forderungen und Verbindlichkeiten wie offene Handwerkerrechnungen
• Außerdem sollen die Vermögenswerte dargestellt werden, insbesondere die Instandhaltungsrücklage

Geordnete Aufstellung in der Jahresabrechung

Die Jahresabrechnung sollte eine geordnete Aufstellung aller tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip enthalten.

Rechnungsabgrenzungen oder periodengerechte Abgrenzungen, wie sie für Abrechnungen im Mietrecht vorzunehmen sind, sind nicht durchzuführen. Forderungen und Verbindlichkeiten sind nicht zu berücksichtigen.

Betriebskosten in der Jahresabrechnung: Umlage auf Mieter

Eine mittelbare Wirkung entfaltet die genehmigte Jahresabrechnung zwischen dem vermietenden Wohnungseigentümer und seinem Mieter, da sie die auf den Wohnungseigentümer entfallenden Betriebskosten festlegt, die dieser entsprechend dem Mietvertrag auf den Mieter umlegen kann.

Insoweit ist die Abrechnung Grundlage der Betriebskostenabrechnung der vermietenden Wohnungseigentümer.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan

Die Genehmigung des Wirtschaftsplans durch Beschluss der Eigentümerversammlung bestimmt den vorläufigen Beitrag der Wohnungseigentümer zu den Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums, der Beschluss über die Jahresabrechnung den endgültigen Beitrag.

Die Jahresabrechnung bildet das tatsächliche Spiegelbild des Wirtschaftsplans. Sie steht mit dem Wirtschaftsplan für das Folgejahr außerdem in Zusammenhang, weil der Wirtschaftsplan auf der Grundlage des Ergebnisses der Vorjahresabrechnung festgelegt wird.

Form der Jahresabrechnung

Die Gesamtabrechnung soll die Immobilie angeben, auf die sie sich bezieht, sowie die Abrechungsperiode. In der Einzelabrechnung muss der Eigentümer der bezogenen identifizierbaren Eigentumseinheit benannt werden.

Soweit nichts anderes vereinbart ist, hat die Abrechnung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung folgende Bestandteile zu enthalten:

• eine geordnete, übersichtliche, inhaltlich zutreffende Gegenüberstellung aller tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Kalenderjahres
• eine Darstellung der Kontostände mit Angabe der Anfangs- und Endbestände
• die Aufteilung des Ergebnisses der Gesamtabrechnung auf die einzelnen Wohnungseigentümer und Mitteilung angewendeter Verteilerschlüssel (sogenannte Einzelabrechnung)

Eine bestimmte Gliederung der Abrechnung ist nicht vorgeschrieben. Die einzelnen Posten der Abrechnung sind zu ordnen und eindeutig zu bezeichnen. Eine Übereinstimmung mit der Gliederung des die Abrechnungsperiode betreffenden Wirtschaftsplans erleichtert die Kontrolle.

Nachvollziehbarkeit der Jahresabrechnung

Die Abrechnung besteht aus der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen, in denen die Kosten unter Mitteilung des angewendeten Verteilungsschlüssels auf die einzelnen Wohnungseigentümer aufgeteilt werden.

Jede Position der Einzelabrechnung muss sich aus der entsprechenden Position der Gesamtabrechnung durch einen Rechenvorgang nachvollziehen lassen. Die Summe der in den Einzelabrechnungen aufgeführten Positionen muss folglich mit der Gesamtabrechnung übereinstimmen.

Schriftform und Frist der Jahresabrechnung

Die Abrechnung muss in Schriftform aufgesetzt werden, um eine Nachprüfung zu ermöglichen. Eine Unterschrift des Verwalters ist nicht erforderlich. Der Abrechnung sind keine Belege beizufügen, diese sind aber zur Einsicht bereitzuhalten.

Der Verwalter hat die Abrechnung ohne besondere Aufforderung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres binnen der vereinbarten, ansonsten in einer angemessenen Frist von drei bis höchstens sechs Monaten zu erstellen und vorzulegen.