Mittwoch, 13.07.2011 | Autor: Jörg Stroisch

Aufbewahrungsfristen: Wie lange Sie Belege aufheben müssen

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Stapeln sich bei Ihnen schon die Ordner, prall gefüllt mit Belegen? Dann sollten Sie Ihren Sommerurlaub vielleicht dazu nutzen, diejenigen Belege zu entsorgen, die Sie nicht mehr brauchen.

Aber Achtung: Tabula rasa machen Sie besser nicht. Denn gerade im Zusammenhang mit Grundstücken und Immobilien hat der Fiskus strenge Aufbewahrungspflichten erlassen. Sie gelten nicht nur für Vermieter, sondern auch für Selbstnutzer. Andere Belege dagegen können Sie wesentlich schneller wegwerfen.

Wie lange müssen Sie Belege aufbewahren, also beispielsweise Rechnungen oder Quittungen? Dazu hat das Bayrische Landesamt für Steuern Stellung genommen (10.12.2010, Az.: S 0240.1.1-3/3 St42). Demnach müssen Sie unterscheiden, um welche Belege es geht.

Selbstständige und Unternehmer: meist zehn Jahre

Belege, die zu Ihrem Unternehmen, Ihrer freiberuflichen Tätigkeit oder Ihrem land- bzw. forstwirtschaftlichen Betrieb gehören, müssen Sie in aller Regel zehn Jahre lang aufheben. Denn hierbei handelt es sich um Bestandteile Ihrer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Beim Finanzamt brauchen Sie diese Belege allerdings nur einzureichen, wenn dies ausdrücklich verlangt wird.

Vermieter und Selbstnutzer: zwei Jahre

Alle Belege über Leistungen an einem Grundstück oder einer Immobilie müssen Sie zwei Jahre lang aufheben. Also beispielsweise Handwerkerrechnungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die betreffende Immobilie vermieten oder selbst bewohnen. Die Aufbewahrungspflicht trifft auch Privatleute ganz ohne Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Wer allerdings gewerblich vermietet, den trifft die Aufbewahrungspflicht für Unternehmer (siehe oben).

Übrigens endet die Aufbewahrungspflicht auch dann nicht, wenn ein Beleg dem Finanzamt schon zur Prüfung vorgelegen hat. Die Frist von zwei Jahren sollten Sie unbedingt einhalten. Und übrigens beginnt sie erst nach Ablauf des Jahres, aus dem der Beleg stammt. Handwerkerrechnungen aus dem Jahr 2011 können Sie also erst Anfang 2014 wegwerfen.

Privatleute: Keine weiteren Aufbewahrungspflichten

Privatleute senden ihre Belege (etwa für Werbungskosten) üblicherweise mit der Steuererklärung ans Finanzamt. Wenn Sie sie zurückerhalten, besteht nicht mehr die Pflicht, sie aufzubewahren. Braucht das Finanzamt sie später noch einmal, muss es Sie gesondert darauf hinweisen.

Allerdings gibt es hiervon eine Ausnahme: Privatleute, bei denen die positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro betragen, müssen ihre Belege sechs Jahre lang aufheben.

Zu den positiven Einkünften gehören neben dem Arbeitseinkommen, dem Einkommen aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Tätigkeit und den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung auch die Einkünfte aus Kapitalvermögen und privaten Veräußerungsgeschäften. Außerdem werden sonstige Einkünfte, z. B. Renten, dazugezählt.

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Foto: Sebastian Fery / Haufe
Foto: Sebastian Fery / Haufe

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Jörg Stroisch arbeitet als selbstständiger und freier Journalist. Seine Themenschwerpunkte sind informative Ratgeberartikel rund um die privaten Finanzen, insbesondere über die Themengebiete Immobilien, Vorsorge ...
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