Erläuterungspflicht

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Eine generelle Erläuterungspflicht gibt es für die jährliche Abrechnung nicht.

Erläuterungsbedarf besteht, wenn die Abrechnung ansonsten unverständlich ist, z. B. weil wesentliche rechnerische Zwischenschritte fehlen oder auch schon, wenn Sie für einzelne Betriebskostenarten verschiedene Verteilungsschlüssel haben. Gleiches gilt, wenn Sie einen Vorwegabzug für Gewerberaum vorgenommen haben oder einen pauschalen Abzug für nicht umlagefähige Verwaltungs- und ­Instandhaltungstätigkeiten des Hauswarts, die in seinen Lohnkosten enthalten sind.

Hüten Sie sich vor unverständlichen Umlageschlüsseln, die machen Ihre Abrechnung formell unwirksam. Ebenso, wenn Sie die Gesamtkosten einer Betriebskostenposition um nicht umlagefähige Kostenanteile bereinigen, ohne das zu erläutern (BGH, Urteil v. 14.02.2007, VIII ZR 1/06). Falls Sie Abkürzungen verwenden wie z. B. HB-Kosten, sollten Sie diese ebenfalls erläutern!

Sie sollten außerdem ein paar Sätze extra in Ihre Abrechnung schreiben, wenn sich Ihre Betriebskosten um mehr als 10 % erhöht haben (KG Berlin, Urteil v. 12.01.2006, 12 U 216/04).

Einzige Ausnahme: Bei Erhöhungen, auf die Sie keinen Einfluss haben, wie beispielsweise höhere Gas- oder Ölpreise ist es ein Kann aber kein Muss.

Neu ist: Ihre Erläuterung muss nicht in der Abrechnung stehen, sondern es reicht, wenn Sie z. B. einen vorgenommenen Vorwegabzug schon einmal außerhalb der Abrechnung erläutert haben (BGH, Urteil v. 11.08.2010, VIII ZR 45/10).

So beispielsweise, wenn sich der Rechenschritt

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aus dem Mietvertrag,

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aus einer vorausgegangenen Abrechnung oder

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auf eine Nachfrage des Mieters hin ergibt.

Hauptsache vor Ablauf der Abrechnungsfrist!

Machen Sie es am besten so: Vergleichen Sie die aktuellen Zahlen Ihrer Betriebskosten-Abrechnung mit den Zahlen der letzten Abrechnung. Rechnen Sie kurz durch, ob sich wesentliche Abweichungen gegenüber dem Vorjahr ergeben.

Klären Sie den Grund und ob es sich um Kosten handelt, die Sie durch geschickteres Verhandeln positiv beeinflussen können. Ansonsten riskieren Sie, dass Ihnen Ihr Mieter unwirtschaftliches Haushalten vorwirft und berechtigterweise die Zahlung dieser Kosten ablehnt.

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