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Ausschlussfrist: So schnell läuft die Frist für Ihre Betriebskostenabrechnung ab

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Aus die Maus: Mit diesen 3 Worten lässt sich schnell zusammenfassen, was gilt, Sie nicht schnell genug über die Betriebskosten abrechnen.

Gleiches gilt, wenn der Mieter die 12 Monate lang nichts gegen seine Betriebskostenabrechnung untenrimmt, obwohl die einen dicken Fehler hat. Doch gilt das auch für Betriebskosten, die er unzulässigerweise umgelegt hat? Dazu hat der BGH neuerdings seine ganz eigene Meinung. 

Die Ausschlussfrist steht in § 556 Abs. 3 BGB und gilt nur für Wohnungsvermieter. Sie besagt: Wenn Sie es nicht schaffen, innerhalb von 1 Jahr nach Ende des ­Abrechnungszeitraums über Ihre Betriebskosten abzurechnen, dürfen Sie keine Betriebskosten mehr nachfordern!

Die Abrechnungsfrist gilt dagegen für Wohn- und Gewerberaumvermieter. Für Wohnraummieter steht sie im Gesetz, für Gewerberaumvermieter ist sie gerichtlich anerkannt. Sie besagt, dass Sie innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums abrechnen müssen.

Nur ausnahmsweise dürfen Sie nach Ablauf der Ausschlussfrist noch etwas nachfordern: Wenn Sie unverschuldet an einer rechtzeitigen Abrechnung verhindert waren. Der typische Fall: Die Grundsteuer oder andere Abgaben wurden erst nach Ablauf der ­Abrechnungsperiode behördlich festgesetzt.

Ein Nachforderungsrecht haben Sie auch dann, wenn Sie nach Fristablauf feststellen, dass Ihr Mieter nicht alle Vorauszahlungen bezahlt hat (BGH, Urteil v. 31.10.2007, VIII ZR 261/06).

Ansonsten ist es so: Ist die Abrechnungsfrist erst einmal abgelaufen, hilft es nichts, wenn Sie hinterher eine zunächst formell falsche Abrechnung nachbessern und die korrekte Abrechnung nachschieben. Der typische Fall für einen formellen Fehler: Ihr Umlageschlüssel ist unverständlich (BGH, Urteil v. 09.04.2008, VIII ZR 84/07). Ein formeller Fehler lässt sich nur mit einer neuen Abrechnung wieder "kitten" - und das auch nur, wenn diese noch innerhalb der Abrechnungsfrist erfolgt.

Leidet Ihre Abrechnung jedoch nur einen materiellen Fehler (z. B. einen Rechenfehler oder einen falschen Umlageschüssel), dürfen Sie diese Abrechnung auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist nachbessern. Kommt allerdings danach ein höherer Betrag heraus als vorher, dürfen Sie nur den ursprünglich berechneten Nachzahlungsbetrag vom Mieter nachfordern.

Sagt Ihnen Ihr Mieter zu, trotz Ablauf der Abrechnungsfrist doch noch etwas nachzuzahlen, hilft Ihnen das im Ernstfall wenig: Der Zweck der Ausschlussfrist besteht ja laut Gericht gerade darin, für Rechtssicherheit und Rechtsklarheit zu sorgen.

Diesem Zweck würde es zuwiderlaufen, wenn bei einem Anerkenntnis die Frist wieder vollständig von vorne laufen würde.

Auf der anderen Seite ist es mit der Ausschlussfrist so: Der Mieter hat exakt 12 Monate gerechnet ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen gegen seine Betriebskostenabrechnungen zu erheben.

Versäumt er diese Ausschlussfrist, gilt die Abrechnung damit als anerkannt. Auch dann, wenn Sie auf ihn Betriebskosten umgelegt haben, die gar nicht umlagefähig sind. Oder bei Ihrer Abrechnung weniger Vorauszahlungen angesetzt haben, als der Mieter eigentlich gezahlt hat (BGH, Urteil v. 11.5.2016, VIII ZR 209/15). 

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 meineimmobilie.de-Tipp

Rechnen Sie lieber zu früh als zu spät über die Betriebskosten ab. So bleibt Ihnen noch genügend Zeit, Ihre Betriebskostenabrechnung auch nochmals nachzubessern, falls Sie oder Ihr Mieter einen Fehler entdecken. Und zwar ohne dass Sie gleich Ihre Vorauszahlung verlieren.